Без організації системи управління базами даних, управління та каталогізації даних, інформаційна система буде організованим конгломератом даних. Кінцева роль системи управління базами даних полягає в тому, щоб здійснювати управління та забезпечувати обслуговування файлів даних за допомогою захисту даних для забезпечення цілісності даних.
Каталогізація файлових структур
Процес каталогізації файлів у системі управління базами даних (СУБД) є надзвичайно важливим. Існують різні типи файлів, які варіюються від фактичного комп'ютерного коду та програм запитів (які видобувають інформацію) до системної утиліти та програм технічного обслуговування записів. Всі ці програми мають унікальну структуру файлів, яка ідентифікується системною схемою або "схемою". Без процесу файлової структури файли будуть важкодоступними та працювати. Структура файлу в межах (СУБД) забезпечує впорядкову структуру для доступу до файлів і управління.
Ідентифікація типів баз даних
Система СУБД може складатися з різних типів баз даних. База даних містить структуру запису інформації. Бази даних в СУБД можуть бути індексованими, послідовними або реляційними базами даних. База даних індексів заснована на первинному ключі і може бути індексована на будь-якому унікальному полі в структурі бази даних. Доступ до послідовної бази даних здійснюється, починаючи з першого запису в базі даних, а реляційна база даних складається з записів, які можуть бути з'єднані з іншими існуючими записами в іншій базі даних на основі унікальних ідентифікаторів. СУБД дозволяє розділяти, каталогізувати і доступ для цих типів баз даних.
Безпека даних
Безпека даних є важливою особливістю будь-якої інформаційної системи. СУБД надає таблиці безпеки, які є записами, призначеними для користувацької інформації, ідентифікації та паролів. Система безпеки побудована з таблиць реляційних баз даних, і кожна умова (коди доступу для користувачів) повинна бути задоволена в кожній таблиці для доступу користувача до системи. Системи СУБД можуть мати вбудовані програми безпеки, які призначають права та привілеї користувача за допомогою таблиці повноважень у додатках системної утиліти.
Таблиці та записи
У межах СУБД всі бази даних мають призначені записи. Записи класифікуються як записи записів або деталей. Елементи записів є загальними записами інформації, а детальні записи фокусуються на ідентифікаторі поля в записі елемента і забезпечують додаткову "детальну" інформацію про поле і генерують його запис з запису елемента. Таблиці є структурами, на яких існують записи записів і деталей. Прикладом запису пункту та деталі є опис меблів у базі даних, що складається з загальних полів даних для відвантаження, оплати тощо, і відповідного запису деталей, який додатково розбиває меблі на різні кольори.
Цілісність наборів даних
Якщо інформаційна система є системою обробки на основі транзакцій, створюються набори даних для каталогізації змін даних, ініційованих користувачами системи, з усіма змінами, що повідомляються про звіт про виключення транзакції. Дані збираються, розподіляються і обробляються з використанням пакетних або реальних методів. Якщо це рутинний пакет, більшість організацій оновлюватимуть свої системи один раз на день, тоді як за допомогою системи реального часу оновлень можна буде негайно додати.
