Кожна операція, що відбувається в організації, вимагає від бухгалтерії розглянути її фінансові наслідки. Бухгалтер повинен записати кожну операцію з фінансовим впливом у бухгалтерські записи. Багато компаній видають дебетові та кредитні картки співробітникам, щоб зменшити відшкодування витрат. Замість того, щоб відшкодовувати витрат працівникам, компанія або сплачує вексель кредитної картки, або коригує свої записи для дебетової операції. Записи бухгалтерського обліку змінюються залежно від того, чи користувач використовував дебетову або кредитну картку.
Операція дебетової картки
Банки випускають дебетові картки співробітникам компанії, щоб зменшити кількість чеків, які компанія повинна надрукувати. Операція з дебетовою карткою видаляє готівку з банківського рахунку компанії під час здійснення операції. Працівник використовує дебетову картку так само, як він використовує кредитну картку при здійсненні покупок. Банк отримує електронне повідомлення про транзакцію і перераховує гроші виробнику для оплати операції.
Облік дебетових карт
Коли працівник здійснює операцію з використанням дебетової картки, бухгалтер компанії повинен оновити фінансові записи. Бухгалтер зв'язується з працівником, щоб визначити, для чого була здійснена угода. Бухгалтер використовує цю інформацію, щоб визначити, який обліковий рахунок використовувати для облікового запису. Бухгалтер збільшує рахунок рахунку і зменшує готівку.
Кредитна картка
Банки випускають кредитні картки співробітникам компанії, щоб зменшити кількість звітів про витрати, наданих працівниками. Операція за допомогою кредитної картки створює зобов'язання для компанії, що вимагає від компанії сплатити банк наприкінці періоду. Співробітник використовує кредитну картку при здійсненні покупок в Інтернеті, по телефону або особисто. Банк отримує електронне повідомлення про операцію. Наприкінці періоду банк додає всі операції та надсилає вексель компанії.
Облік кредитних карт
Коли працівник здійснює операцію за допомогою кредитної картки, вона зберігає її квитанцію і записує опис операції на квитанції. Наприкінці місяця вона подає всі свої квитанції бухгалтерові компанії. Бухгалтер порівнює рахунки-фактури і переконується, що всі операції обліковуються. Бухгалтер використовує квитанції, щоб визначити, який рахунок рахунку використовувати у бухгалтерському обліку. Бухгалтер збільшує рахунок рахунку і зменшує готівку.
