Прогнози витрат містять деталі та загальні кошти, необхідні для реалізації проекту. Ця інформація допомагає керівництву у встановленні бюджету проекту в межах бюджету всієї компанії. Наприклад, якщо прогноз витрат перевищує наявний бюджет, керівництво може використовувати прогноз для визначення того, де вони повинні скоротити витрати, як для компанії, так і для проекту. Прогноз витрат та бюджет, який слідує, також допомагають утримати проект у вирішенні завдань та уникнути випадкових надмірних витрат. Проекція також надає інформацію, яку компанія використовує для оцінки того, коли проект по суті "оплачується сам".
Елементи, які вам знадобляться
-
Всі запропоновані витрати на фінансування проекту
-
Проектна пропозиція
-
Хронологія проекту
-
Інформація про бюджет компанії
-
Програма електронних таблиць
Зберіть всю інформацію, що стосується аспектів витрат проекту. Необхідна інформація включає заробітну плату для всіх, хто працює над проектом, за весь графік оцінки, інформацію про необхідний закупівлю інструменту або обладнання, а також вартість найму людей та їх навчання.
Перегляньте план проекту або пропозицію, звертаючи особливу увагу на прогнозований графік. Записуйте, як довго буде тривати проект для завершення, коли найкращий час для початку проекту - абсолютно необхідні витрати та витрати, які є менш необхідними, але можуть покращити загальні результати.
Порівняйте терміни від проектної пропозиції до фінансового року компанії та планів бюджету. Незначне коригування часової шкали може дозволити розподіл бюджету проекту між двома фінансовими роками, що, по суті, розподіляє бюджет проекту між двома бюджетами компанії, роблячи загальну вартість менш вираженою для регулярних витрат компанії.
Створіть лише список усіх прогнозованих витрат на проект. Окремі елементи, що перелічують кожну з проекційними витратами для кожного елемента. Наприклад, якщо для проекту треба взяти на озброєння десяток людей, буде пророблено прогноз вартості навчання, а також сума заробітної плати або зарплати нових працівників, яка може фактично поєднуватися з іншими зарплатами і зарплатами, якщо менеджер не хоче все зазначено окремо (детально). Оренда або купівля обладнання або інструментів можуть бути додатковими предметами, а також підрядниками або поставками.
Використовуйте деталізований список для створення прогнозу витрат. Щоб досягти максимальної ефективності, скористайтеся програмою електронних таблиць, щоб створити діаграму для деталізованого списку та графік, що показує розподіл прогнозованого бюджету. На графіку деякі речі можуть бути об'єднані для відображення більшої картини для керівника проекту, наприклад, комбінування заробітної плати працівників та витрат на навчання або об'єднання всіх інструментів, витрат на обладнання та постачання, але відокремлюючи покупки від орендної плати та співробітників від підрядників.
Напишіть докладний звіт, у якому викладено деталізовані потреби у витратах, а також пояснення планування бюджету для проекту. Включіть інформацію про терміни, будь-які запропоновані часові зміни і де і як витрати проекту можуть виходити з загального бюджету компанії.
