Кожен роботодавець має моральний та юридичний обов'язок захищати бізнес та своїх працівників як від незаконних дій, так і від дій, які створюють вороже робоче середовище. Проведення розслідування в будь-який час, коли ви отримуєте скаргу або маєте підстави вважати, що працівник втручається в порушення, є життєво важливим для виконання цих обов'язків. Якщо у вас немає вагомих причин для цього, інформування зацікавлених сторін про те, що запит відбуватиметься, є звичайним першим кроком.
Внутрішній формат нагадування
Незважаючи на те, що ви можете створити лист, використовуючи формат нагадування або ділового листа, записка є більш поширеною для внутрішніх комунікацій. Окрім цього, типовий рядок заголовка або теми може зробити цей формат більш ефективним. Окрім рядка заголовка, нагадування містить також дату, ім'я кожного одержувача та ім'я та назву відправника. Ліворуч вирівнюйте один пробіл кожного абзацу в тілі записки і використовуйте подвійний пробіл між абзацами. Включіть спеціальні позначення, щоб позначити пам'ятку як конфіденційну і вкажіть, чи містить вона будь-які вкладення або додатки.
Обвинувачений працівник
Повідомте обвинуваченого в письмовій формі до початку розслідування. У листі-розслідуванні слід якомога детальніше пояснити твердження, включаючи імена, дати та обставини. Опишіть процес розслідування, визначте юридичні права, якими може володіти обвинувачений, і повідомте обвинуваченому, що він матиме можливість розповісти про свою історію як у письмовій формі, так і під час особистого інтерв'ю. Розкажіть людині, чи є вона “звичайною справою”, чи потрібна зміна його ролі чи посадових обов'язків до завершення розслідування.
Очікуване повідомлення про розслідування
Включіть безпосереднього керівника працівника та керівника відділу до початкового сповіщення. У листі слід пояснити сутність та обсяг розслідування, що перебуває на розгляді. Крім того, у листі повинні бути викладені кроки, які мають бути вжиті до початку розслідування, наприклад, обліку та збереження ділових активів та майна або зміни обов'язків працівника. Нарешті, у листі має бути зазначено, чи будуть учасники нагляду та керівники у розслідуванні, і якщо так, то визначте конкретні ролі та обов'язки.
Розслідування Листи-інтерв'ю
Листи також повинні звертатися до тих, кого ви плануєте взяти в інтерв'ю, коли слідство продовжується. Однак, на відміну від очікуваного повідомлення про розслідування, яке може включати більше одного одержувача, повідомлення про співбесіду повинні включати одного адресата в рядку адреси незалежно від того, скільки листів ви надсилаєте. У листі не повинно бути жодних конкретних деталей, а просто вказати, що співробітник може бути опитаний як частина поточного розслідування, вказати ім'я особи, яка буде проводити співбесіду, і встановити очікування на повну співпрацю. Крім того, у листі має бути зазначено, що записка є конфіденційною інформацією і не підходить для обговорення між офісами.
