Коли внутрішнє розслідування призводить до дисциплінарних або юридичних дій, вам потрібно написати звіт про розслідування, щоб підтримати вашу справу. Представлення висновків чітко і фактично може створити незаперечний рекорд, тоді як погано написаний звіт має потенціал послабити ваш випадок. Кожен власник бізнесу повинен знати, що потрібно включити до звіту про розслідування і який формат він повинен прийняти.
Основи
Доповідь про розслідування функціонує для подання фактів і іноді дає рекомендації, які ґрунтуються на фактах і характері заяв. Сумлінність і об'єктивність є настільки ж важливими, як і точна інформація для встановлення довіри. Формальний звіт у стилі, написаний першою людиною, також додає довіри. Для тривалих звітів зміст і нумеровані сторінки можуть значно полегшити пошук конкретної інформації. Включення титульної сторінки, навіть для короткого звіту, важливо для інформаційної конфіденційності.
Відкриття розділів
Перший розділ звіту повинен містити основну інформацію, таку як імена відправника та одержувача, а також тему, яка визначає предмет розслідування. У другому розділі визначте заявника, опишіть твердження або звинувачення, вкажіть дату початку та закінчення розслідування, а також визначте джерела інформації та докази, які використовуються для проведення розслідування або складання звіту. Маркіровані списки корисні для полегшення читання інформації в цьому розділі.
Дослідницькі факти та висновки
Представляти фактичні факти в маркованому списку, в описових пунктах або в комбінації обох. Висновки повинні описувати кожний крок дослідження в хронологічному порядку і включати, коли це можливо, дати та час. Хоча ви можете включити підтверджуючі докази в розділ висновків, посилання та додавання доказів як експонатів наприкінці звіту часто є кращим вибором, оскільки він не перериває подання звітів. Це включає заяви свідків, фотографії, відео, електронні листи, документи та відскановані файли.
Висновок
Завершити звіт одним або кількома описами, у яких ви підсумовуєте розслідування, і, якщо доречно, порекомендувати, як рухатися вперед. Резюме повинно включати заяву про порушення і надати достатньо інформації, щоб читач розумів, що обґрунтовувало розслідування, не читаючи весь звіт. Рекомендації повинні бути дійсними кроками, які відповідають суворості тверджень, представлених доказів, правових наслідків і вашого кодексу поведінки або політики поведінки працівників.
