Циркулярний лист використовується для обміну тією ж інформацією з великою аудиторією. Він відрізняється за призначенням від особистого листа, який передає певну інформацію одному або декільком одержувачам. Циркулярні листи часто використовуються для оголошення нової інформації або для роз'яснення політики. Вони є дещо загальними в темі, оскільки вони широко читаються. Написання кругового листа будь-якого роду вимагає декількох важливих кроків.
Знайте свою аудиторію. Для циркулярних листів читацька аудиторія різноманітна, тому важко оцінити рівень попередніх знань або знайомство з вмістом, який ви хочете поділитися. Однак розгляньте більшість ймовірних читачів, коли ви пишете, так що ваш лист буде корисним для більшості людей.
Розрізняють внутрішні і зовнішні кругові букви. Внутрішній циркулярний лист, хоча і поширюється серед великої групи, все ще обмежений групою. Наприклад, бізнес може поширювати внутрішні листи співробітникам про нову політику компанії. Навпаки, зовнішній лист - це лист, що поширюється всім клієнтам або громадськості.
Використовуйте тон і голос, відповідний типу зв'язку (внутрішній або зовнішній), для якого буде функціонувати кругова буква. Наприклад, суворий тон може бути придатним для циркулярного листа всім працівникам, які звертаються до запізнення або прогулів. Однак суворий тон не буде доречним використовувати для листа для поширення клієнтам.
Обмінюйтеся лише авторизованою інформацією. Оскільки циркулярні листи призначені для великої аудиторії, вони не підходять для розкриття конфіденційної інформації або деталей, не призначених для широкої аудиторії.
