Коли ви керуєте бізнесом, бувають випадки, коли ви повинні відмовити клієнту, постачальнику або асоційованому підприємцю. Роблячи це професійно, ви можете зберегти хороші відносини.
Презентація професійних листів
Складіть лист на фірмовому бланку або стаціонарному та надішліть лист від самої відповідної особи у вашій організації. Якщо є номер скарги клієнта, номер замовлення на купівлю або обліковий запис, який міститься в довідці, включіть це у свою кореспонденцію.
Вкажіть свій випадок
Ведіть з позитивною запискою, наприклад, подякуйте клієнту за його чи її прохання, після чого отримайте право. Наприклад, “Дякуємо за ваше заступництво та ваше недавнє повідомлення щодо статусу гарантії на вашій відеокамері XYZ. Після тривалих досліджень ми виявляємо, що ми не можемо виконати гарантію на вашу відеокамеру за запитом."
Резервне копіювання обґрунтування
Наведіть конкретну причину того, чому ви відмовляєте у запиті клієнта. Наприклад, процитуйте політику компанії, ознайомтеся з найважливішими моментами справи або іншим чином підсумуйте, що стоїть за вашим рішенням. У разі необхідності додайте вкладення, наприклад, копії контрактів, гарантій або інших документів, які підтримують вашу позицію. Наприклад, «Як ви бачите в додатку до гарантії, ця політика повної служби діяла протягом перших 12 місяців володіння. Згідно з нашими даними, ви купили камеру три роки тому, зробивши сьогоднішні вимоги необґрунтованими.
Пропозиція компромісу
У деяких випадках немає місця для компромісу або для розширення оливкової гілки, але якщо ви хочете тримати бізнес клієнта по дорозі, пропонуйте якусь поступку, щоб допомогти пом'якшити удар. Наприклад, "Ми хотіли б запропонувати Вам знижку у розмірі 25% на придбання нової відеокамери", або "Додано, будь ласка, знайдіть подарункову картку в розмірі 50 доларів, яку можна придбати для будь-якої покупки електроніки в нашому магазині".
Інші типи відмов
Під час ведення вашого бізнесу вам, можливо, доведеться відхилити умови контрактів з постачальниками, відмовити у запитах працівників на час відпустки або іншим чином написати професійну кореспонденцію іншим діловим партнерам. Дотримуйтесь тих самих загальних рекомендацій, що описані вище, з урахуванням конкретної ситуації.
Поради
-
Відмова у контракті: «Дякую за можливість відновити наш контракт з ABC Refuse Removal. Через ваше нещодавнє збільшення зборів ми вирішили скористатися послугами іншого постачальника."
Запити співробітників: «Ваш запит на оплачувану відпустку протягом останнього тижня грудня відмовлено, оскільки цей тиждень буде скасований для всіх співробітників через інвентаризацію на кінець року.
Запрошення колег: «Дякую вам за запрошення на посаду у ваш рада директорів. На жаль, у мене є ряд попередніх професійних зобов'язань, які перешкоджають мені брати на себе нові ролі в цей час."
Оберніть його
Завершіть свій лист з виразом вдячності за існуючі відносини, а потім запрошення на подальше обговорення цього питання, якщо це необхідно. Наприклад, «Дякуємо за ваш бізнес.Якщо у вас виникли запитання або ви хочете обговорити це питання далі, будь ласка, звертайтеся безпосередньо до мене."
