Написання квитанції вручну може здатися старомодним або навіть вибагливим, але клієнти цінують той факт, що ви зробили додаткові зусилля, щоб забезпечити запис їхніх витрат. Навіть підприємства з автоматизованими перевірками іноді відчувають відключення електроенергії та збої в роботі Інтернету. Замість того, щоб втратити бізнес, можна написати квитанцію про продаж товару вручну, якщо ви не займаєтеся великими закупівлями.
Навіщо надавати квитанції?
Надання точних квитанцій має багато переваг для ваших клієнтів і вас, продавця. Практика захищає вашу репутацію торговця або постачальника послуг. Наданий вами проданий сертифікат показує вашому клієнту, що вони отримали всі товари та послуги, які вони придбали, за правильною ціною. У квитанції також зазначаються конкретні переваги клієнта. Відстеження уподобань клієнтів і моделей купівлі допомагає відстежувати запаси та планувати поповнення запасів.
На додаток до дотримання IRS та галузевих стандартів, надання точних квитанцій також робить наступне:
- Він захищає ваших працівників від помилкових звинувачень у несправедливих або недобросовісних практиках.
- Практика спрощує вирішення спорів.
- Надання квитанцій допомагає встановити дату початку та закінчення терміну дії гарантії.
Як написати квитанцію про оплату
Для цілей IRS, кожен платіж для оплати бізнес-витрат повинен включати в себе день, місяць і рік, в який відбулася операція, перелік усіх куплених товарів або наданих послуг і загальну сплачену суму. Промислові стандарти для підприємств визначають, що ви також вказуєте назву компанії та контактну інформацію, а також використовуючи спосіб оплати, будь то готівка, чек, грошовий переказ, кредитна картка або електронний переказ коштів.
Чи є квитанції юридичною вимогою?
У багатьох державах орендодавці повинні надати в письмовій формі квитанцію про оренду, якщо орендар просить, незалежно від способу оплати, який використовує орендар. Деякі штати вимагають лише надходження за покупками вище певної суми в доларах. Навіть у місті, де немає таких юридичних вимог, найкраща галузева практика диктує, що ви надаєте квитанцію за кожну операцію. Простий "Чи хотіли б ви отримати квитанцію?" відповідає будь-яким юридичним чи галузевим зобов'язанням у тих державах, які не вимагають від вас їх надання.
Що таке сенс підтвердження платежу?
Документ про оплату включає оригінальний чек на купівлю, скасовані чеки, банківські виписки та виписки з кредитних карток. Сторінка підтвердження транзакції або електронний лист із підтвердженням також може бути підтвердженням платежу, якщо він містить дату, список усіх придбаних товарів або послуг і конкретну форму оплати, яку було використано для завершення покупки.
Як зробити рукописну квитанцію про оплату
Використовувати шаблон квитанції чи ні, виконайте такі дії, щоб написати відповідний квитанцію:
- Напишіть номер квитанції у верхньому правому куті квитанції. Щоб не дати клієнту той самий номер транзакції, почніть з номера 001 і продовжуйте звідти. Якщо ви також включаєте сьогоднішню дату, ви можете використовувати ці самі номери на наступний день.
- Введіть назву компанії та контактну інформацію у верхньому лівому куті. Включіть свій бізнес-телефон, факс, адресу електронної пошти та веб-сайт разом з робочими годинами. Ця інформація не тільки допоможе клієнтові визначити, чи була це купівля, але й клієнт може передати адресу та години роботи друзям і родині.
- Пропустіть рядок і почніть перелік усіх придбаних елементів, а також короткий опис кожного з них та закінчіть ціною покупки предмета на крайньому правому куті.
- Перед тим, як відняти будь-які купони, надайте повну вартість. Після цього візьміть будь-які знижки і надайте нову суму. Додайте податок з продажів. Додайте також витрати на доставку та обробку, якщо це не придбання в магазині.
- Нарешті, напишіть метод оплати і ім'я клієнта на останньому рядку квитанції або там, де він "отримав від". Дайте клієнту одну копію і збережіть іншу для ваших записів.
