Ваш бізнес повинен щорічно заповнювати форму W2 для кожного співробітника. Ці форми надають інформацію, яка впливає на податкові розрахунки, включаючи заробітну плату, державний і федеральний податок на прибуток, і пенсійні внески. Співробітник несе відповідальність за надсилання копії форми разом з щорічною податковою декларацією до Служби внутрішніх податків. Заповнення W2 є відносно простим, якщо у вас є програмне забезпечення податкового обліку для відстеження цифр.
Формат за правилами
Ваше бухгалтерське програмне забезпечення може автоматично заповнювати окремі поля на формі з збережених цифр і розрахунків. IRS вимагає стандартного, друкованого або друкованого чорного 12-точкового шрифту Courier, без виправлень і всіх записів, що повністю вписуються в коробки. Форму зчитують машиною, і якщо її викинуть з-за неправильного форматування, або для рукопису або неправильного кольору, вам доведеться повторно подати її.
Більш детальний опис
Покажіть загальну заробітну плату, утримання та всю іншу відповідну інформацію в правильних полях. IRS надає посібник "Інформація для форми W2", доступний або в друкованому вигляді, або в Інтернеті, з розбивкою необхідної інформації. Деякі коробки є суто інформаційними, але все ще обов'язковими. Наприклад, в коробці 12 показано код DD, який повідомляє IRS, що роботодавець повідомляє про свій внесок у кваліфікований план охорони здоров'я, який виключається з оподатковуваного доходу працівника. Функції вікна можуть змінюватися, оскільки податкове законодавство створює нові вимоги до звітності.
Розповсюдження документа
Копія файлу A форми W2 з Адміністрацією соціального захисту, яка потребує інформації для запису заробітної плати та внесків працівників SSA. Надсилайте копію 1 до державного або місцевого податкового відділу, якщо це вимагається законом. Копіювати B, Копіювати C і Копіювати 2 перейти до працівника, а Копіювати D - для записів роботодавця. Кінцевий термін розповсюдження форми та файлу змінюється щороку. Кінцевий термін подачі документів на 2014 рік, наприклад, - 2 березня 2015 року, а кінцевий строк розповсюдження його співробітникам - 2 лютого 2015 року. Ви можете подати запит на продовження часу для подачі на обліковий запис IRS 8809. Необхідно мати постійну копію системи W2. IRS вимагає, щоб ви зберігали форму, навіть якщо вона не була доставлена працівникові, протягом чотирьох років.
Економте час за допомогою BSO
Для створення та / або завантаження електронної версії ваших W2 можна скористатися послугою «Бізнес-послуги соціального захисту», яка також може бути роздрукована для співробітників. Якщо ви керуєте малим бізнесом, це є альтернативою поєднанню W2 через вашу власну систему обліку або виконання їх вручну. Сайт SSA вимагає реєстрації. Ви повинні мати веб-переглядач з 128-бітним шифруванням і включеними файлами cookie, а також Adobe Acrobat Reader для створення документів в Інтернеті.
