Під час ведення бізнесу життєво важливо відповідати на телефонні послуги професійним і ввічливим чином. Телефон залишається основним засобом зв'язку між більшістю підприємств та їхніми клієнтами. Якщо ви читаєте огляди, створені клієнтами на підприємствах, ви помітите, що клієнти схильні формувати загальну думку компанії на основі того, як їх поводили по телефону. Користувачі роблять судження на основі кількості дзвінків, перш ніж відповідати на їхні дзвінки, як вони зустрічаються на телефоні, як довго вони ставляться на утримання та чи задоволені вони до кінця дзвінка.
Підніміть телефон перед третім кільцем. Хоча це може бути неможливим кожного разу, це має бути загальна мета. Клієнти вважають його непрофесійним, коли на їхні дзвінки не відповідає оперативно. Навіть якщо ви не можете негайно потрапити на виклик, принаймні привітайте клієнта і попросіть його провести на мить.
Відповідайте на телефон професійно. Для більшості підприємств стандартне привітання найкраще працює, і ви можете опублікувати універсальну політику компанії, де на всі телефонні дзвінки відповідає однаковий спосіб. Використовуйте просте привітання, яке містить назву компанії, і запитує, як ви можете допомогти. Наприклад, ви могли б сказати щось на кшталт: "Добрий вечір і дякую вам за виклик компанії XXX. Як я можу вам допомогти?"
Слухайте активно, поки клієнт говорить. Клієнти роздратовані, коли вони не відчувають, що інша особа звертає на них увагу, або вони просять кілька разів повторювати те, що вони тільки що сказали. Уникайте багатозадачності під час роботи в телефоні, а також надайте клієнту всю свою увагу.
Посміхайтеся, поки ви розмовляєте. Коли ви посміхаєтеся, ви зустрічаєтеся більш приємно по телефону і клієнти позитивно реагують на це. Крім того, завжди залишатися приємним і ввічливим у будь-який час, навіть коли клієнт розлючений і не приємний.
Говоріть повільно і чітко, пояснюючи речі клієнту. Клієнти не хочуть відчувати себе поспіхом, як ви намагаєтеся поспішати з телефону. Особливо важливо говорити повільно і чітко, поки ви пояснюєте тривалі процеси або переглядаєте політику компанії. Ви хочете ретельно пояснити себе так, щоб клієнт повністю розумів і не залишився з зайвими питаннями.
