Система бухгалтерської інформації бере всі дані та цифри з фінансових звітів організації та впорядковує їх у впорядковану структуру. Інформаційна система бухгалтерського обліку виконує три основні функції: збирати та обробляти дані, надавати інформацію особам, які приймають рішення в організації, і бачити, що бухгалтерський персонал точно записує інформацію та захищає дані.
Збір та обробка
На етапі збору інформаційної системи бухгалтерського обліку бухгалтери або бухгалтери збирають та записують дані з продажу готівки, дебіторської заборгованості, купівлі готівки, кредиторської заборгованості та нарахування заробітної плати серед інших операцій. У комп'ютеризованих системах програма розробляє всі дебіти і кредити в повну базу даних управління інформацією.
Звіти для керівництва
Бухгалтерський персонал розповсюджує звіти керівникам організації, таких як менеджери з продажу та маркетингу, керівники виробництва, фінансові менеджери та всі керівники відділів. Керівництво використовує інформацію, отриману з інформаційної системи бухгалтерського обліку, для аналізу поточних операцій та фінансового стану організації, планування та встановлення цілей на майбутнє. Наприклад, баланс, створений з системи, може показати керівництву, власникам, кредиторам та інвесторам, де організація стоїть фінансово в певний момент часу.
Точність і безпека
Обмеження кількості людей, які мають доступ до системи, найкраще виконує третю функцію бухгалтерської інформаційної системи - для забезпечення того, щоб бізнес надійно зберігав правильні дані. Керівники організації повинні вирішити, хто це буде. Наприклад, навчені службовці, бухгалтери або бухгалтери вимагають доступу для перевірки та введення даних у систему та створення звітів. Інші партнери організації, як внутрішні, так і зовнішні, взагалі не мають необхідності маніпулювати даними.
Типи систем і що включено
Підприємства зазвичай комп'ютеризують бухгалтерську інформаційну систему у всіх, крім найменших, організаціях. Користувачі комп'ютерів вводять дані в програмні програми, які завершують розрахунки і класифікують і передають записи у відповідні категорії. Система може потім генерувати різні типи звітів, залежно від запиту користувача. Інформаційна система включає всі етапи циклу обліку, а паперові документи, що підтверджують транзакції, такі як робочі замовлення, рахунки та фінансові звіти, стають частиною системи. У невеликих підприємствах, таких як операція «мама і поп», в якій відбувається декілька транзакцій, компанія може вести інформаційну систему обліку вручну. Знову ж таки, бухгалтер використовує весь бухгалтерський цикл і будує ручні звіти за результатами.
