Планування події потребує багато роботи. Для кожної особи або компанії, чиї послуги Ви наймаєте, Вам знадобиться контракт, щоб захистити Вас від надмірної оплати або залишення без цих послуг у день заходу. Використовуйте просту, лаконічну мову під час написання договору про подію, тому немає місця для неправильного тлумачення з будь-якої з сторін.
Скомпілюйте всю інформацію, яку потрібно включити в контракт, в один документ для довідки. Це включає в себе імена та контактну інформацію про Вас та компанію або фізичну особу, включаючи адресу, номер телефону та адресу електронної пошти, дату події, час, коли ви вимагаєте, щоб працівники з'явилися, а також час, коли подія розпочнеться, і очікується, що кінець. Напишіть список будь-якого відповідного обладнання, яке ви надаватимете, і що ви очікуєте, що його принесуть. Наприклад, якщо ви наймаєте ді-джея, дайте зрозуміти, якщо ви можете поставити динаміки, але DJ відповідає за кабелі.
Створіть форму з розділами для контактної інформації, зазначених дат і часу, а також очікувань у списку. Для вже відформатованого контракту Microsoft Office пропонує декілька безкоштовних шаблонів на вибір.
Напишіть угоду про оплату, зазначивши своє ім'я платника, ім'я контрактного робітника (або назву компанії) як одержувача, погодинну або загальну заробітну плату та будь-які додаткові збори, які можуть бути додані або відняті (конкретно зазначте, чому це може статися, якщо застосовно.). Включіть спосіб оплати (чек, готівку, PayPal) і коли буде виписаний платіж. Якщо оплата буде видана в день заходу, вкажіть, чи буде це до або після завершення надання послуг.
Напишіть розділ спеціально для відшкодування та анулювання, а також чітко вкажіть, які ваші підстави не для здійснення платежу. Включіть часове вікно, щоб дозволити скасування. Наприклад: "Компанія може скасувати до 48 годин до події, або вони будуть оцінені плату." Вкажіть, якими будуть винагороди.
Напишіть розділ для будь-яких інших обговорюваних пунктів, специфічних для вашої події, і як вони можуть бути вирішені. Наприклад, якщо подія відбувається на відкритому повітрі, укажіть план "дощовий день" або вкажіть, чи скасуєте ви подію, як повідомити працівника, який працює за контрактом, і яку (якщо такі є) компенсацію він може отримати.
Створіть розділ з іменем і повними іменами контрактних робітників, набраними, з рядком на дату і підпишіть. Скопіюйте підписаний контракт на роботу для працівника та збережіть додаткову копію для своїх записів.
