Є кілька випадків, коли вас можуть попросити написати лист від імені іншого. Адвокати, наприклад, роблять це регулярно. Інші ситуації включають написання для людей, які не володіють навичками зробити це самі або які вивчають другу мову і не можуть писати англійською мовою. Відсутність вашого начальника в офісі може бути ще однією причиною, що він просить вас написати листа від його імені. Незалежно від того, чому ви пишете лист для інших, формат є послідовним.
Визначення вмісту
Поговоріть з людиною, яку ви збираєтеся написати від імені. Складіть список точок для обкладинки, особу для звернення до листа та будь-які інші деталі, які необхідно включити. Обговоріть тему листа, доки ви не відчуєте, що у вас є достатньо довідкової інформації, щоб писати її належним чином.
Використовуйте бланки та формат бізнес-листа
Пишіть на бланку, якщо це можливо, тому що воно надає довіру до вашої кореспонденції. Якщо у вас немає бланку, введіть адресу особи, для якої ви пишете лист, у верхній частині сторінки, залиште пробіл і введіть дату. Почніть з привітання: «Шановні», а потім ім'я людини, назву та кому. Якщо, наприклад, ви пишете в компанію, вона буде читати "Шановні пані Бриггс" або "До головуючого судді", якщо це до суду.
Прийняти блок-формат для ділових листів. Усі речення починаються з лівого боку сторінки; параграфи розділені простором рядка. Відстань між вашим закриттям - від трьох до чотирьох рядків, щоб забезпечити підпис. Введіть ділові листи, а не їх рукопис.
Оголосити авторство
Заявити, що ви пишете від імені іншої особи, якщо це доречно, наприклад, у листі до суду. Якщо це лист, що виходить під ім'ям іншої особи, вам не потрібно стверджувати, що вона сама її не написала. У разі фізичної травми або мовних проблем вказується причина: "Я пишу від імені Джеремі Смітерса, коли він зламав обидва його зап'ястя на лижах".
Використовуйте ефективний, легкий для розуміння мову
Дістань до суті. Листи - незалежно від того, чи вони були від імені когось іншого - повинні бути короткими та лаконічними. Вкажіть причину, через яку ви пишете, а потім почніть новий пункт для своїх ідей підтримки. Не забувайте змінювати абзаци та залишати пробіл, коли ви змінюєте ідеї. Пишіть у легкій для розуміння мові. Не використовуйте велике слово, коли маленький буде робити, і тримати ваші речення короткими. Прагніть до ясності, а не намагайтеся справити враження на свого читача своїм великим словником.
Використовуйте формальний голос
Зберігайте тон діловий. Уникайте квіткових фраз і залишайтеся зосередженими на темі, про яку ви пишете. Не пропонуйте свою думку з цього питання, якщо не існує дуже вагомих причин для цього.
Закрити Сильні
Узагальнити вміст листа у заключному пункті. Також вкажіть дію особи, яку ви пишете, для прийнятого бажання. Якщо може бути заміна несправного приладу або запит на зустріч. Використовуйте закриття “Щиро” або “Щиро ваш”, щоб залишатися узгодженими з діловим тоном листа. Фрази, такі як “Talk soon” або “Your friend”, не підходять. Підпишіть та введіть своє ім'я, а потім слова "від імені особи, для якої ви пишете"."
Огляд
Залиште свій лист протягом дня або близько того, а потім відредагуйте його. Як і граматичні та орфографічні помилки, спостерігайте за заплутаними словами, такими як «пройшли і минулі» або «впливають і впливають». Переконайтеся, що це не ваш оригінальний список, щоб переконатися, що ви нічого не забули. Поставте себе на місце одержувача листа. Прочитайте його вголос собі і оцініть його тон і зміст. Відповідно редагуйте. Перегляньте лист з особою, від імені якої ви написали. Переконайтеся, що ви не забули нічого про те, що людина хотіла включити.
