Як створити віртуальний офіс. У глобальному середовищі робочі місця практично не мають кордонів з працівниками, розташованими по всьому світу. З постійно зростаючими цінами на нерухомість віртуальний офіс став привабливим явищем для багатьох бізнесменів. Компанії можуть бути розташовані в певному місці, але працівники проводять свої повсякденні справи в різних місцях, таких як готель, кафе або будинок.
Вирішіть ділову адресу для вашого віртуального офісу. Це може бути номер поштової скриньки або ви можете скористатися поштовою скринькою CMRA (Commercial Mail Receiving Agency) для отримання корпоративної адреси.
Подивіться на варіанти підключення. Існує декілька варіантів вибору: електронні листи, стільникові телефони, онлайн-форуми, миттєві повідомлення, VoIP і багато іншого.
Зробіть вибране місце для віртуального офісу готовим до налаштування. Одягніть місце та створіть робочу атмосферу так, як хочете. Переконайтеся, що є достатньо місця для встановлення необхідної електроніки, наприклад, комп'ютерів, факсів і телефонних ліній.
Встановіть на комп'ютери необхідне програмне забезпечення залежно від ваших потреб. Деякі програми спеціально розроблені для веб-конференцій, презентацій, планування зустрічей тощо. Також гарна ідея вибрати надійну антивірусну програму для захисту комп'ютера від онлайн-нападу.
Зверніться до постачальника телефонних послуг та отримайте сучасну телефонну систему з інтерактивним засобом голосової відповіді (IVR), щоб допомогти керувати дзвінками без необхідності перебування на місці. Їх вбудована технологія поставляється за розумною ціною, і вони стягують плату тільки за фактичне використання.
Створіть інтранетну мережу, призначену для доступу лише до роботодавців компанії, щоб передавати інформацію, життєво важливе повідомлення, файли та документи або переходити до віртуальної приватної мережі (VPN), щоб переданий матеріал був повністю конфіденційним. Слідкуйте за тим, хто здійснює доступ до бази даних вашої організації, зберігаючи журнали входу, виходу та доступу до інформації.
Плануйте свої офіційні зустрічі з співробітниками, клієнтами чи іншими людьми за чашкою кави в місці, яке добре для всіх. Якщо всі ваші контакти не можуть фізично бути там, ви можете організувати підключення за допомогою веб-камер, стільникових телефонів і обміну миттєвими повідомленнями.
Переконайтеся, що ваші працівники регулярно подають розклади, щоб фіксувати кількість робочих годин. Систематично переглядайте ці розклади на основі розрахункових годин, необхідних для виконання конкретних завдань, щоб утримати непродуктивний час.
Поради
-
Ряд бізнес-додатків приходить у вигляді "наборів", які включають більшість програм, необхідних для створення віртуального офісу і навіть більше. Деякі з популярних апартаментів - це Microsoft Office, Lotus, Corel і AppleWorks. Якщо у вас є бюджет, надайте своїм співробітникам необхідні атрибути, такі як ноутбук, Wi-Fi мобільний телефон, VoIP та інше обладнання. Тоді ви і ваша робоча сила зможете ефективно з'єднатися.
Увага
Регулярно створюйте резервні копії даних, щоб уникнути повного розпаду вашого повсякденного бізнесу, якщо система аварійно завершиться. Насправді це може бути жахливий сценарій.
