Координація проектів - іноді відома як управління проектами - вимагає декількох навичок і здатності адаптуватися до мінливого середовища. Координатори проекту, як правило, зобов'язані працювати з низкою осіб та вимагати спроможності організувати та керувати даними та особами. Хоча кожен проект є іншим, деякі поради корисні для всіх координаторів проекту.
Розробити детальний робочий план
Перш ніж почати обертання будь-якого з колес проекту, розробити детальний робочий план, що охоплює кожен аспект проекту. Включіть такі елементи, як бюджет, графік часу, список контактів і, якщо необхідно, плани надзвичайних ситуацій або сценарії реагування. Наявність плану допоможе вам пройти через будь-яку невизначену місцевість, одночасно відображаючи загальний напрямок проекту. Розмістіть план всім відповідним учасникам, щоб кожен учасник проекту знаходився на одній сторінці.
Будьте готові до відхилення від плану
Детальний і чіткий план має важливе значення для координації проекту, але також здатність імпровізувати та змінювати план за необхідності. Кращі координатори проекту дотримуються плану, якщо він працює; однак, якщо план не спроможний спрямувати проект на його кінці, або якщо виявиться, що в одній або декількох областях його не вистачає, то настав час змінити плани. Координатори проекту повинні бути відкритими для участі інших членів команди при зміні планів, а зміни повинні бути повідомлені всім відповідним учасникам.
Згорнути зв'язок
Комунікація має важливе значення для координації проекту - декілька учасників з різних секцій, організацій, міст, держав або навіть країн часто повинні працювати разом для досягнення певної мети. Зазвичай це вимагає частого спілкування між сторонами; однак цей процес не повинен стати виснажливим. Призначте мінімальну кількість ключових офіцерів з питань комунікації та мінімізуйте електронні листи. Те, що займає декілька електронних листів для розробки, часто може бути організовано швидко і просто за допомогою телефонного дзвінка.
Розробка навичок лідерства
Навички лідерства є далекосяжними, а необхідні навички варіюватимуться від проекту до проекту. Деякі навички, однак, виділяються як звичайно важливі для успіху в координації проекту - організація, інтелект, відкритість і навіть почуття гумору допомагають створити атмосферу, що сприяє успіху. Координатори не є досконалими, але вони можуть бути кращими чи гіршими, і завжди є місце для вдосконалення. Координатори проекту повинні бути відкритими для зворотного зв'язку з іншими і повинні витрачати деякий час на роздуми про те, як їхні лідерські навички можуть бути розроблені та впроваджені більш корисним та ефективним способом.
