Меморандум про передачу використовується в багатьох галузях як офіційний документ для відстеження ходу людей і речей. У цьому меморандумі є деякі необхідні компоненти, які розділяє кожна галузь. Однак документ переоформляється, щоб відповідати компанії, яка його використовує.
Компоненти
Меморандум про передачу завжди має фірмовий бланк компанії, що ініціює передачу запиту. Пам'ятка також містить список інших сторін, які беруть участь у передачі. Решту документа заповнюють описом предметів, що передаються, або відомостей про особу, яка запитує передачу. Для цілей страхування, записки про передачу товарів також мають місце для оцінки предметів, що передаються.
Використання
Бібліотеки використовують меморандум про передачу для надсилання та отримання книг з їх колекції за допомогою міжбібліотечних кредитних програм. Лікарні використовують їх для реєстрації переведення пацієнтів з одного закладу в інший. Навіть уряди використовують цей документ для передачі документів і матеріалів. Пам'ятка створює на папері доказ передачі і може бути корисною пізніше, якщо речі втрачені або люди травмуються.
Відмінності
Найбільшою відмінністю між меморандумами про передачу для людей і предметів є обсяг інформації, необхідної для кожного. Лікарні та університети вимагають сторінок інформації, які включають медичну або академічну історію людини. Документні записки мають описи, оцінки та дуже мало додаткової інформації. Люди, які передають записки, також мають довгі пояснення, чому необхідна передача. Передача пацієнтів має більше інформації, ніж учні.
Міркування
Там, де вони використовуються, меморандум про передачу є обов'язковим документом, який повинен бути підготовлений на особливо форматованому аркуші паперу. Вони часто супроводжуються іншими необхідними документами, які повинні бути заповнені до передачі. Вони включають сертифікати автентифікації, митну документацію, протоколи та медичні записи. Несвоєчасне заповнення записки може призвести до невдалої передачі.
