Організації не можуть прийняти будь-яку пропозицію, яку вони отримують, а тому повинні писати листи, щоб повідомити підприємствам, що вони відмовляються від їх пропозицій. Це часто обробляється електронною поштою. Компанія, відмовившись від пропозицій, створює листа та надсилає її електронною поштою відповідним підприємствам. У будь-який час, коли компанія пише лист про відмову, вона повинна розглянути кілька ключових моментів, включаючи збереження дипломатичних, щирих та коротких листів.
Використовуйте тему. Коли ви пишете електронну пошту, є можливість заповнити тему на темі. При написанні листа про відмову від пропозиції, використовуйте рядок теми, щоб повідомити людину про те, яким є електронний лист. Вона не повинна містити слова "Відмова пропозиції", але може містити щось на зразок "Відповідь на Вашу пропозицію".
Зберігайте форматування просто. Не використовуйте вигадані типи шрифтів або будь-який тип спеціального форматування. Використовуйте стандартне форматування, яке має більшість повідомлень електронної пошти, і збережіть слова з лівим полем.
Адреса електронної пошти. Почніть електронну пошту, надіславши її контактній особі, яка написала оригінальну пропозицію. Якщо у пропозиції немає спеціальної контактної особи, зверніться до відділу кадрів компанії.
Вкажіть мету електронної пошти. Будьте чіткими, прямими і дипломатичними, коли починаєте лист. Повідомте читачеві, що ви пишете цей лист, на жаль, повідомте йому, що ваша компанія відхиляє пропозицію, подану ним або його компанією. Обов'язково вкажіть назву компанії та мету оригінальної пропозиції.
Включіть причину. Лист відмови повинен бути щирим і щирим. Через це більшість підприємств включають причину, яка пояснює, чому вони відмовляються від пропозиції. Причини відхилення пропозицій відрізняються, але зазвичай пов'язані з витратами.
Запропонуйте читачеві позитивні побажання.Поінформуйте читача, що ви бажаєте йому і його бізнесу добре в майбутньому, і запросіть його запропонувати пропозиції щодо майбутніх проектів, які може мати ваша компанія.
Підпишіть лист. Наприкінці електронної пошти підпишіть лист "З повагою", а потім назву та назву.
Поради
-
Завжди перевіряйте ділові листи, перш ніж відправити їх. Не говоріть негативно про компанію, замість цього спробуйте зберегти лист позитивним.
