Написання ділових перевірок відрізняється від написання особистих чеків, тому що на чек потрапляє більше інформації, як правило, на заставці чеків, щоб і ви, і одержувач платежів точно знали, як буде застосовуватися платіж. Крім того, всі ваші перевірки бізнесу будуть розміщені на ваших облікових записах таким чином, щоб ваші грошові кошти та кредиторська заборгованість були поточними. Ваші ділові перевірки можуть надійти у двох примірниках або трьох екземплярах, тому перевірити копії можна для подальшого використання. Нарешті, перевірка бізнесу, на відміну від особистих чеків, може вимагати більше одного підпису. Слідуючи встановленій системі, щоб написати ваші перевірки бізнесу, це зробить процес ефективним і врятує вас від помилок.
Майте готову всю інформацію, необхідну для написання перевірок бізнесу. Вам знадобляться повна назва всіх одержувачів платежів, адреси одержувачів платежів, цифри та суми всіх рахунків-фактур або рахунків, що підлягають сплаті, та загальна сума перевірки. Якщо ви використовуєте комп'ютеризовану програму обліку для друку своїх чеків, дотримуйтесь інструкцій у посібнику користувача програмного забезпечення - вам, ймовірно, потрібно буде вибрати кожний рахунок-фактуру або рахунок для оплати, а потім роздрукувати звіт для перевірки перед перевіркою друку.
Вирівнюйте перевірки бізнесу у вашому принтері, якщо ви використовуєте комп'ютер для друку своїх чеків. В іншому випадку, підготуйтеся до запису ваших чеків вручну.
Роздрукуйте або введіть всі платіжні реквізити в заглушках перевірки вашої компанії. Якщо ви використовуєте комп'ютерну облікову програму, кожен заглушку перевірки буде роздруковано автоматично. Якщо ви пишете ваші чеки вручну, зверніть увагу на ім'я одержувача платежу, номер рахунку постачальника для одержувача платежу, дату чека, номер кожного рахунку чи рахунку, який має бути сплачений, та суму, сплачену за цей рахунок-фактуру, або рахунок. Нарешті, зверніть увагу на загальну суму чека.
Надрукуйте перевірки бізнесу. Якщо ви користуєтеся комп'ютером, кожна чек буде автоматично друкуватися. Вам потрібно буде лише контролювати принтер, щоб переконатися, що ваші чеки залишаються вирівняними. Якщо ви пишете свої бізнес-перевірки вручну, у верхній і правої частині чека є місце для дати перевірки. Під датою, починаючи з лівої сторони, надрукуйте ім'я одержувача платежу після "Платити до наказу". Якщо це дозволяє простір, включіть також адресу одержувача платежу. Під інформацією одержувача платежу, починаючи з лівого боку, надрукуйте суму чека, використовуючи слова для цілих доларів і числових дробів для центів - "Сто і 00/100 доларів", наприклад. Нарешті, вправо, заповніть суму долара, використовуючи цифри - "$ 100,00".
Запишіть ваші перевірки бізнесу у реєстрі чеків. Якщо ви використовуєте комп'ютерну програму обліку для друку вашої перевірки бізнесу, ця інформація може бути записана автоматично, або вам може знадобитися опублікувати її пізніше. Надрукуйте повний звіт для паперових записів. Якщо ви записуєте свій чек вручну, вкажіть дату перевірки, назву одержувача платежу, оплачені рахунки чи рахунки, суму, сплачену кожному рахунку чи рахунку, а також загальну суму чека. Оновіть бухгалтерські книги для всіх облікових записів.
Виправте свої чеки! Кожні роблять випадкові помилки. Додатковий нуль, наприклад, може бути руйнівною помилкою.
Зробіть резервну копію даних, якщо ви використовуєте комп'ютерну програму обліку. Потім, якщо потрібно зробити окремий крок для розміщення ваших чеків, зробіть це зараз.
Ваші перевірки бізнесу підписуються особою, яка має повноваження підписувати чеки. Деякі перевірки бізнесу вимагають більше одного підпису. Переконайтеся, що ви отримали всі необхідні підписи перед надсиланням чеків.
Надішліть ваші чекові копії з оплаченими рахунками-фактурами або рахунками, якщо ви використовуєте дублікати чи тричі форми перевірок. Якщо у вас немає ксерокопій, відмітьте номер чека, дату та суму платежу на кожному виплаченому рахунку перед подачею.
