Підтримання належного ділового етикету є важливим для секретарів, які часто є першим враженням від бізнесу або виконавця, якого має клієнт або клієнт. Практикуючи кілька загальних правил ділового етикету, можна допомогти секретарю створити найбільш позитивне враження від свого боса і компанії.
Поведінка
Професійна поведінка є надзвичайно важливою при роботі або при представництві вашого боса або компанії на функціях. Дуже часто клієнти та інші професіонали будуть прирівнювати рівень професіоналізму виконавчої влади до її секретаря, якщо виконавчої влади немає. Завжди відповідайте на телефонний дзвінок, використовуючи привітне, ділове привітання. Вітайте відвідувачів із посмішкою і будьте ввічливі. Не емоційно або легко розгнівайтеся. Підтримуйте ввічливий, шанобливий манер у всі часи.
Сукня
Багато компаній мають діловий одяг дрес-код, який суворо дотримується. Навіть якщо ваша компанія не надає такого дрес-коду, ви завжди повинні виглядати чистими і добре поєднаними. Не носіть щільну або розкриваючу одяг. Переконайтеся, що всі костюми та сорочки чисті та правильно глажені. Не носіть короткі спідниці. Ваші черевики повинні відповідати робочому середовищу - не кросівки або тригери - і бути зручними для роботи. Якщо ви працюєте в промисловому середовищі, вам може знадобитися носити плоскі туфлі.
Формальна адреса
Секретар повинен завжди офіційно звертатися до начальства. Це виявляє повагу до ваших керівників і допомагає підтримувати професійне робоче середовище. Утримайтеся від використання імені свого боса, коли перебуваєте в публічному просторі або в середовищі зустрічей. Завжди використовувати "Mr." або "Ms." при зверненні до інших керівників компаній. Якщо ваш начальник запитує більш випадкову адресу, наприклад, використовуючи його прізвище або псевдонім, використовуйте її лише у приватній чи неформальній обстановці, наприклад, у особистому кабінеті, де немає інших начальників.
Організація
Однією з найважливіших функцій секретаря є підтримка організації. Для цілей ділового етикету підтримуйте чисту, організовану робочу область. Уникайте створення безладу на робочому столі або в робочій зоні. Якщо ви працюєте в районі, де клієнти або інші керівники можуть попросити почекати на зустріч, переконайтеся, що ця область також організована. Не залишайте особисті речі або журнали, розкидані по всій робочій зоні. Зберігайте всі конфіденційні файли та особисті речі поза увагою відвідувачів.
