Реєстратори часто є першою точкою контакту, з якою зустрічаються клієнти та клієнти, коли вони входять у ваше місце діяльності або говорять, коли вони телефонують. Перші враження мають значення, тому знайти рецепціонера з найкращим поєднанням професіоналізму, компетентності та доброзичливості буде довгий шлях до створення вашого бізнесу як добре керованої операції.
Бенчмаркінг якості
Компанія з управління людськими ресурсами Група Rainmaker рекомендує застосовувати систематичний підхід до визначення ключових характеристик якісного адміністратора до початку інтерв'ю та процесу найму. Оскільки рецептори, як правило, є першою точкою контакту з зовнішнім світом, повідомлення, яке посилає адміністратор, повинно узгоджуватися з корпоративним іміджем. Поведінковий стиль, цінності та мотивація адміністратора, а також навички людей та особисті якості мають велике значення, стверджує Rainmaker. Хоча професіоналізм і компетентність завжди важливі, бажані особисті якості можуть відрізнятися, наприклад, від картинної галереї та юридичної фірми.
Ціннісна поведінка
Хоча корпоративний імідж є важливим, усі якісні адміністратори мають особливі характеристики поведінки, які роблять їх ефективними членами команди. По-перше, адміністратори повинні бути орієнтовані на клієнта - включаючи клієнтів, які також є співробітниками. Приймачі повинні також насолоджуватися розмовою з людьми, і не заперечувати на часті перерви, такі як дзвінок телефону або відвідувача офісу. Крім того, адміністратор повинен також бути в змозі зберегти своє робоче середовище впорядковано і чисто; перебування організовано допоможе, коли він покликаний виконувати дві завдання одночасно, звичайне явище на прийомі. Гарні комунікативні навички, включаючи здатність писати і говорити чітко і з належною дикцією, також є важливими, згідно з Genius Center, організацією підтримки бізнесу.
Самомотивація
Ефективний приймач повинен бути зосереджений на тому, щоб робити речі правильним шляхом, згідно з Rainmaker, і таким чином, що відповідає культурі та стандартам компанії. Мало того, що адміністратор повинен швидко дізнатися, як працюють речі, але вона повинна зосередитися на балансі завдання з розумним управлінням власним часом. Ознайомлення з бізнесом, у тому числі часто освоєння нових завдань і пересування, де найнеобхідніше, робить рецепціонера цінним активом. Хоча ці навички не можуть бути частиною офіційного опису посади, це ті якості, які встановлюють ефективного секретаря, крім неефективного.
Особисті навички
Приймальники повинні працювати з невеликим наглядом і повинні бути в змозі приймати дипломатичні рішення, орієнтовані на клієнтів, часто під примусом, не отримуючи роздратованих пір'я. Як наслідок, найкращі адміністратори звичайно гнучкі і мають відмінні навички планування та організації. Вони також тактичні; майте на увазі, що сердитий клієнт може винести свої почуття на адміністратора перше, і адміністратор, який здатний заспокоїти розчарування, може зберегти управління багато головних болів. Тому дуже важливі тактичні хороші манери.
