Зміна процедур виставлення рахунків вашої компанії може вплинути на спосіб ведення бізнесу з багатьма клієнтами. Ви не можете просто змінювати заплановані дати рахунків-фактур, не збільшувати суми платежів або іншим чином переглядати умови без попереднього повідомлення ваших клієнтів. В іншому випадку ви стикаєтеся з перспективою дзвінків, скарг, втрати доходу та негативних коментарів. Напишіть лист, який ви надсилаєте своїм клієнтам, щоб він містив повні відповіді на питання "хто, що, коли і де" вашої нової політики.
Роз'яснення Мета
Формальні оголошення процесуальних змін повинні відкриватися з чіткими заявами про джерело інформації, популяції, на яку вона впливає, і характеру змін. Для досягнення цієї мети використовуйте фірмовий бланк компанії, щоб одержувач одразу знав вашу особистість. Якщо ви налаштуєте повідомлення в програмному забезпеченні для обробки текстів як проект злиття, ви можете включити індивідуальне вітання до кожного листа, щоб уникнути страшного вступу "Шановний цінний клієнт", який деперсоналізує будь-яке повідомлення. Повторно підтвердіть свою вдячність за справу одержувача та детально викладіть основи політики в короткому першому абзаці. Наприклад, ви можете оголосити: "Оскільки ми цінуємо вас як клієнта, ми зв'язуємося з вами, щоб повідомити вам про майбутні зміни в процедурах виставлення рахунків, які впливають на ваш обліковий запис."
Надайте деталі
Після того, як ви познайомитеся з загальною темою вашого спілкування, перейдіть до пункту в наступному пункті. Поясніть - якомога більш лаконічно - зміни, які наступають, і як нові правила відрізняються від старих. Клієнти хочуть точно знати, як Ваша політика впливає на них. Якщо ви не в змозі надати чітке, логічне пояснення, яке відповідає на всі очевидні запитання, що виникають, телефон почне дзвонити незабаром після надходження листів у поштові скриньки одержувачів. Щоб запевнити, що ви звернулися до всіх необхідних деталей, попросіть друзів, колег або інших аутсайдерів прочитати ваш лист на етапах прототипу та уточнити своє повідомлення у світлі будь-яких питань, які вони порушують.
Підтвердьте час
Розмежуйте точно, коли зміни набувають чинності. Якщо клієнти повинні почати використовувати нову платіжну адресу, ефективну з платіжним циклом певного місяця, скажіть їм "Починаючи з вашого місяця та року платежу, надішліть чек на адресу адресу". Якщо клієнти побачать зміни в умовах оплати, скажіть: "Ми підвищуємо ваш мінімальний платіж з числом на число відсотків вашого балансу на місяць і рік". Щоб уникнути плутанини, скористайтеся цією операцією синхронізації, щоб повторити зміну і надати повну дату, щоб ваше листа стало життєздатним майбутнім посиланням на файли клієнтів.
Зробіть це офіційним
Перш ніж закрити свій лист, чітко, але дружнім чином зрозумійте, що ваші зміни не є необов'язковими термінами. Клієнти повинні усвідомити, що вони не можуть відмовитися від ваших процедур, за винятком закриття своїх рахунків, а продовження співпраці з вами після дати зміни підтверджує, що вони приймають і погоджуються дотримуватися ваших нових правил. Надайте своє ім'я та контактну інформацію, навіть якщо все це відображається як частина вашого бланку, і підкреслюйте, що ви вітаєте дзвінки клієнтів, якщо у них є запитання чи коментарі.
