Час від часу робітникам може знадобитися оновити свої спогади про те, як виконувати певні завдання. Крім того, нові працівники організації захочуть вивчити мотузки якомога швидше без необхідності тримати переривання керівників або співробітників безліччю питань. Посібник з процедур офісу виконує обидві ці завдання, надаючи письмові протоколи та очікування щодо виконання, які згодом можуть бути згадані в оцінках працівників та документації щодо дисциплінарних дій.
Визначте мету та обсяг посібника для офісу, який ви хочете розробити. Зміст офісних посібників зазвичай поділяється на дві категорії: (1) як взаємодіяти з людьми і (2) як виконувати конкретні завдання, включаючи роботу обладнання, необхідного для створення, управління та доставки товарів і послуг. Офісні посібники також часто включають в себе організаційні діаграми, каталоги ресурсів та зразкові форми. Складність керівництва офісу базується на тому, хто буде цільовим користувачем. Якщо, наприклад, зміст стосується взаємовідносин з клієнтами і як обробляти скарги, не має сенсу включати розділи про те, як працює навантажувач або як обробляти небезпечні матеріали.
Визначте формат презентації, який найкраще відповідає потребам вашої компанії. Хоча офісні посібники, як правило, розглядаються як рекомендації, надруковані на папері і розміщені в папках із трьома кільцями, з вкладками з роздільниками, технологія відкрила двері до більш захоплюючих, а також більш економічних методів надання інформації. Розглянемо, наприклад, чи зробило б керівництво з онлайнових процедур більш легким і швидким для співробітників доступ до інформації шляхом введення ключових слів. Електронний формат може також полегшити процес оновлення та перегляду контенту, а також включити аудіоконтент і демонстрації відео для покращення навчання.
Складіть список усіх тем розділу, в яких ви бажаєте звернутися до керівництва. Якщо, наприклад, ви вирішили написати керівні вказівки щодо того, як працювати з різними предметами офісної техніки, вам слід визначити окремі секції для комп'ютерів, факсимільних апаратів, телефонних систем, мікрофіш, фотокопіювальних апаратів, систем запису, лічильників пошти та пристроїв зіставлення. Вирішіть, чи збираєтеся ви написати весь вміст самостійно або призначити перший проект кожного розділу особам, які добре розбираються в предметі.
Організуйте процедурні кроки від найпростіших концепцій до тих, які є більш складними. Розгляньте, чи включення фотографій, малюнків, таблиць або інших графічних зображень доповнить розуміння матеріалу. Надайте глосарій скорочень і термінології, специфічної для завдання. Там, де це можливо, надайте приклади того, як заповнити замовлення на реквізицію, претензії про транспортні витрати, запити на відпустку, аркуші часу, квитанції клієнтів та інші форми, що використовуються компанією.
Встановіть часові рамки для заповнення кожного розділу нового посібника. При необхідності, планувати блок часу кожен день для дослідження, написання, перегляду та збирання контенту.
Перш ніж розповсюджувати вміст персоналу персоналу та юридичного персоналу, перевірте його зміст, щоб переконатися, що його мова є чіткою, беззаперечною та відповідає державним і федеральним мандатам і нормам. Надайте кожному одержувачу посібника лист-лист із зазначенням їхньої згоди на читання матеріалу та дотримання його директив.
Поради
-
Посібник з офісу повинен завжди вважатися незавершеним і, таким чином, постійно переглядатися, щоб гарантувати, що вміст є точним відображенням процедур, що виконуються, та обладнання, яке використовується для виконання цих завдань.
