Процедури внутрішнього контролю використовуються для запобігання шахрайства і є життєво важливими для кожної добре організованої організації. Такі системи розділяють обов'язки між працівниками всередині організації. Важливо мати під рукою інструкції щодо процедури внутрішнього контролю. Працівники використовують їх як посилання, коли йдеться про процедури або обов'язки. Інформація, що міститься в посібниках з процедур внутрішнього контролю, варіюється від компанії до компанії, але процедура її написання однакова.
Напишіть огляд і зміст. Огляд коротко описує фіскальну відповідальність, яка включає поняття та компоненти внутрішнього контролю. Зміст починається з розділення обов'язків. Зміст, який зазвичай слідує: Огляди, Узгодження, Схвалення, Активи, Виплати, Людські Ресурси, Закупівлі та Контакти.
Заповніть розділ "Розділення обов'язків". Окреслити деталі щодо поділу обов'язків на такі речі, як оплата працівників, які отримують і проводять платежі, на відміну від сплати платежів. Іншим важливим поділом є те, що якщо один працівник є одержувачем платежу, інший працівник робить перевірку.
Визначте процедури для наступних двох розділів, Відгуки та Узгодження. Огляди - це процедури, створені для регулярного виконання бюджетних розслідувань, операцій на місцях і розслідування незвичайної діяльності. Розділ "Узгодження" містить такі процедури, як порівняння наборів даних для забезпечення точності, вивчення відмінностей та вжиття заходів. Це також передбачає, зокрема, зазначення того, що працівник, який здійснює операції, не узгоджує жоден з банківських рахунків.
Заповніть розділи "Схвалення, активи та розподіли". У частині схвалення зазначається, які працівники мають повноваження на затвердження угод. Авторитет надається тільки відповідальним співробітникам з детальними знаннями про компанію. У розділі "Активи" перераховані всі типи активів в організації. Під кожною категорією активів наводяться конкретні процедури, що детально описують, як обробляються та контролюються активи. Розділ "Розподіл" детально описує політику компанії та процедури розподілу грошей, включаючи перевірку заробітної плати.
Заповніть посібник, завершивши три останні розділи: Людські ресурси, закупівля та контакти. У розділі «Людські ресурси» (HR) детально описані інструкції для співробітників відділу персоналу щодо того, як обробляється інформація про працівників. У розділі закупівель пояснюються процедури закупівлі компанії. Нарешті, у розділі «Контакти» перелічено людей у компанії, з якими співробітники можуть зв'язатися, коли виникають питання або проблеми.
