Засідання комітетів відіграють важливу роль в управлінні неприбутковими та комерційними підприємствами. Хоча деякі комітети функціонують на неформальній основі, а збори членів за необхідності для виконання конкретних завдань, інші комітети є більш формальними. Деякі з них мають юридичну відповідальність за такі речі, як фінансовий аудит, вибір виконавців, пропозиції акцій, затвердження членства та контроль безпеки. Ці комітети частіше приймуть формальну структуру зборів, використовуючи такі протоколи, як правила порядку Роберта або подібні правила.
Елементи, які вам знадобляться
-
Порядок денний
-
Хвилини
Підготувати та надіслати письмову програму щонайменше за тиждень до засідання комітету. Кожному в комітеті потрібен час для перегляду порядку денного та підготовки до тем, які будуть обговорюватися під час зустрічі.
Зателефонуйте на зустріч на замовлення вчасно. Як правило, це робиться головою комітету. Секретар візьме до уваги всіх, хто присутня на зустрічі, приймаючи протокол. Викликати зустріч на замовлення вчасно заохочує людей з'явитися вчасно і демонструє повагу до всіх членів комітету та їхнього часу.
Розповсюджуйте копії порядку денного та будь-які звіти, які будуть представлені під час зустрічі. Якщо комітет збирається на постійній основі, роздайте копії протоколів попереднього засідання. Дозволити членам комітету розглянути протоколи, порядок денний та інші звіти. Запитайте, чи є які-небудь коментарі щодо протоколу попередньої зустрічі, а потім запитайте, чи є рух, а другий - прийняти протокол.
Дотримуйтесь порядку денного, щоб охопити кожен пункт під час зустрічі. Дозвольте вносити пропозиції, які мають відношення до обговорюваного пункту порядку денного. Визнайте кожного члена, який бажає говорити про рух. Дозвольте одній людині говорити одночасно і дайте кожній людині шанс бути почутим, якщо це можливо. Заклик до голосування за пропозицією після завершення обговорення. У деяких випадках члени комітету пропонуватимуть поправки, а голова комітету вимагатиме голосування щодо поправок до подання заяви.
Завершіть зустріч, коли порядок денний буде завершено або коли заплановано закінчення часу зустрічі. Голова комісії може відкласти засідання без подання клопотання, другого чи голосування. Секретар записує будь-який неповний бізнес, щоб його можна було включити до порядку денного наступного засідання.
Поради
-
Більшість офіційних засідань комітету вимагають присутності кворуму членів для того, щоб засідання було дійсним. Правила організації визначають, яким чином буде досягнутий кворум. Це, як правило, не менше половини членів.
