Добровольці - це жива кров некомерційної організації. Багато неприбуткових організацій не мають достатнього персоналу для ефективного управління організацією, щоб волонтери заповнили прогалину. Організації, які розробляють та висвітлюють політику та процедури для своєї волонтерської програми та визначають ролі та обов'язки волонтерів, отримують переваги, які супроводжують першокласну волонтерську програму.
Напишіть вступ. Вкажіть назву агентства, місію та основні цінності, список співробітників та список членів правління. Волонтери не тільки допомагають у проектах, але й є послами вашої організації. Вони повинні знати, як працює агентство, і людей, які представляють агентство в адміністративній якості. Також включіть інформацію про те, кому служить агентство, що вона робить, щоб допомогти, і програми, які вона підтримує.
представити агентство волонтерам у першому пункті посібника та вітати їх. Незважаючи на те, що добровольці не отримують оплачуваного персоналу, їх треба поводитися з повагою з першого дня. Обов'язково визнайте їхню цінність як центральну роль місії організації. Напишіть дві короткі речення, щоб завчасно подякувати волонтерам за їхнє служіння агенції і дати їм знати, наскільки центральними вони є до місії.
Створіть цей посібник у форматі 8 1/2-дюйми-на-11 дюйми, або, переважно, 6 дюймів на 9 дюймів, так що його легко переносити, а волонтери можуть зберігати його зручно для довідки. Посібник також можна покласти в папку з трьома кільцями, щоб оновлення можна було легко додати. Встановлювати політику та процедури покроково, використовуючи просту та зрозумілу мову. Не використовуйте $ 10-слова, щоб зробити окуляри. Волонтери приходять з усіх освітніх рівнів, і мова вашого довідника повинна бути на рівні освіти, кожен може зрозуміти.
Створіть опис посадових обов'язків. Опишіть ролі та обов'язки, щоб волонтери могли вибрати позицію, яка найкраще відповідає їхнім інтересам. Посадові інструкції допоможуть вашому агентству підібрати добровольців до відповідної волонтерської можливості. Люди добровільно працюють з різних причин, і вони мають різні навички. Хороший опис роботи дозволить волонтерам вибрати правильну можливість для них і для вашої організації. Додайте зразки копій аркушів для входу, реєстраційні форми тощо. Агенції мають відстеження баз даних для волонтерських годин: таблиці часу допомагають полегшити відстеження годин.
Опишіть типи початкового та додаткового навчання, доступного волонтеру. Перерахуйте дати орієнтації і як вони можуть оновлювати свої навички або вивчати нові. Розробити календар дат для навчання та орієнтації. Інформуйте волонтерів, якщо вони повинні підписати заяву про конфіденційність. Якщо вони це роблять, перегляньте заяву з ними, дайте відповідь на будь-які питання і поясніть причину заяви. Під час волонтерських орієнтувань уважно ознайомтеся з довідником волонтерів і дайте час волонтерам задати питання. (Це завжди приємно мати прості закуски на добровольчих орієнтаціях.)
Опишіть процес скринінгу добровольців. Дайте їм знати, якщо їм потрібна довідкова перевірка, якщо волонтерська позиція, яку вони обирають, має спеціальні ліцензії, ризики, медичні дозволу, тести на туберкульоз, значки тощо. Якщо вони очікують проїхатися в агентство, поясніть, який вид страхування вони повинні мати для цього, або будь-які додаткові страховки, які вони повинні були б працювати як волонтер для вашого агентства.Поясніть будь-які питання відповідальності, а також маєте відмову від підписання, якщо ви володієте позиціями з високим ризиком. Волонтери повинні знати про ризики певних волонтерських можливостей. Обов'язково включіть форми відмови, а під час орієнтації поясніть їх обґрунтування і надайте волонтерам можливість підписання цих форм. Цей процес захистить агентство в разі аварії.
Поясніть, як волонтери претендують на нагороди. Якщо агентство має програму розпізнавання, визначте, коли вона проводиться, як агентство визнає волонтерів, якщо це гала-захід, обід або спеціальна церемонія нагородження, а також дрес-код заходу. Якщо подія визнання волонтерів є особливим приводом для волонтерів, опишіть її, щоб вони зрозуміли, що співробітники агентства стають «волонтерами» для цієї події, а волонтери стають гостями.
