Переваги оподаткування та відповідальності, пов'язані з включенням вашого бізнесу, компенсуються більшими юридичними вимогами. Ви повинні керувати своїм бізнесом відповідно до державних та федеральних вимог до корпоративної поведінки. Однією з вимог є проведення щорічних зборів акціонерів, навіть якщо ви є єдиним власником. Ви також повинні вести протокол запису того, що відбулося на зустрічі.
Не ускладнювати
Ведення протоколу засідання є юридичною вимогою, але це також корисно. Протоколи підтверджують, що ви виконали вимоги щодо проведення юридичного засідання та надайте протокол рішень, голосів та вжитих заходів. Ви не повинні включати в себе кожну останню деталь: що має значення, є результатом голосування, а не кожної точки дискусії. Ви повинні отримати всі факти правильно. Після того, як протокол надрукований, кожному, хто був присутній, слід попросити підписати їхню точність. Це захищає компанію, якщо хтось оскаржить рішення пізніше. Зберігайте мову простою та формальною, щоб не було питання про інтерпретацію протоколів.
Повідомлення
Корпорація S, навіть компанія з однією особою, повинна мати підзаконні акти. Статут встановлює дату проведення щорічних зборів акціонерів, але ви повинні заздалегідь повідомити про це акціонерів. Повідомлення включає в себе дату, час і місце, а також список будь-яких дій, які ви хочете взяти, і будь-яких кандидатів на посади правління. Під час подання протоколу додайте копію повідомлення про повідомлення. Якщо хтось був сповіщений про пізніше, попросіть її підписати відмову від повідомлення. Прикріпіть це до хвилин.
Прийом відвідувачів
Ваші протоколи повинні вказати всіх, хто був присутній на засіданні - всіх акціонерів і кожного директора. Якщо у вашому статуті встановлено кворум - мінімальна кількість учасників - у переліку показується, що ви виконали кворум, тому прийняті голоси були юридично обов'язковими. Якщо у статуті не встановлено кворуму, вводяться правила штату. Правила можуть полягати тільки в тому, що у вас є більшість акціонерів з голосуванням, або частина, що встановлюється, - одна третина з них у Делавер, наприклад - або ваша стан не може встановлювати мінімум. Якщо ви єдиний власник, 100 відсотків акціонерів завжди присутні.
Вжиті дії
Типова щорічна зустріч включає звіт про корпоративні фінанси та голосування за раду директорів. Протокол повинен включати список кандидатів та голоси, які отримав кожен кандидат. Якщо корпорація S хоче прийняти рішення акціонерів з інших питань, у протоколі має бути зазначено питання та підрахунок голосів. Всі щорічні хвилини повинні зберігатися у файлі або "протоколі", щоб мати доступні посилання, якщо хтось ставить питання про те, як проводилися зустрічі.
