Здійснення точних записів під час конференц-дзвінка може забезпечити чіткий облік того, що обговорювалося. Краще робити нотатки якомога детальніше під час прослуховування, ніж намагатися вирішити, що важливо під час прослуховування. Ви завжди можете повернутися назад і витягнути важливі моменти пізніше, але, здавалося б, незначна деталь, представлена рано, може мати більше значення пізніше в розмові.
Запишіть дзвінок
Багато послуг конференц-дзвінка дозволяють записувати дзвінки. Якщо ви записуєте, потрібно попередити всіх учасників, що дзвінок записується на початку дзвінка. Після запису дзвінка ви можете повернутися назад і переглядати дзвінок стільки разів, скільки потрібно, щоб не пропустити важливі деталі. Методи, за допомогою яких можна записати дзвінок, відрізняються залежно від постачальника. Запитуйте інструкції для запису конференц-дзвінків від свого постачальника.
Телефонуйте учасників
Запишіть, хто перебуває в конференц-дзвінку, коли починається дзвінок. Зверніть увагу на те, хто говорить, що під час дзвінка, і приписуйте важливі заяви людині, яка зробила їх у своїх записках. Слідкуйте за будь-якими завданнями або проектами, за які люди беруть відповідальність під час дзвінка, і запишіть, хто має які завдання. Якщо обговорюється, також беріть нотатки про те, що тягне за собою кожне завдання.
Теми розмови
Слідкуйте за кожною різною темою бесіди, а також за підтемами в кожній з них. Якщо є порядок денний дзвінків, зауважте, які теми були розглянуті та що обговорювалося. Порядок денний може служити грубим контуром для ваших записок. Зверніть увагу на будь-які оновлення, новини, рішення та ідеї, представлені під час розмови. Природні бесіди можуть стрибати зовсім небагато, але спроба відформатувати нотатки в порядку за темами буде корисною для тих, хто їх переглядає.
Форматування остаточних нотаток
Ваші оригінальні нотатки, ймовірно, виглядають змішаними після завершення дзвінка. Організуйте нотатки в розділи, що стосуються різних тем, які розглядаються у виклику. Визначте, хто говорив, коли переформатувати ваші нотатки. Можна також включити короткий підсумок, що підкреслив, що було досягнуто або вирішено під час розмови, або основні моменти обговорення. Включіть цей підсумок на початку документа. Ви також можете створити інший розділ з переліком тих завдань, які були призначені під час розмови, і хто відповідає за них. Це дозволяє високопоставленим чиновникам швидко одержувати інформацію про те, що сталося під час дзвінка, без необхідності читати докладні примітки.
