Написання звіту про проект може бути складним завданням, якщо ви не починаєте з організаційного плану. Звіти проекту часто містять ті самі основні елементи, які надають читачам інформацію щодо цілей, плану, бюджету та результатів проекту. Використовуючи кілька основних методів написання звітів, ви можете створити ефективний проектний документ, який показує вашим колегам, яким ви організовані, і які здатні надати важливу інформацію.
Визначте, який тип звіту буде написано. Загальні звіти проекту включають пропозиції, рекомендації щодо обсягу робіт, оновлення статусу, аналіз відхилень та остаточні огляди та рекомендації. Це допоможе вам отримати точну інформацію, яку хочуть члени вашої команди, керівник або інші зацікавлені сторони.
Напишіть схему звіту. Включіть титульну сторінку, зміст сторінки, резюме, основну частину та додаток. Вирішіть, які категорії інформації ви будете звертати. Залежно від типу звіту, який ви пишете, це може включати цілі, методологію проекту, персонал, необхідні ресурси, тривалість, орієнтири успіху, бюджет, відхилення, результати, терміни, результати та рекомендації.
Зберіть інформацію, необхідну для заповнення кожного розділу. Це може вимагати проведення інтерв'ю з людьми, які запитують проект, співробітниками, що працюють над проектом, та зацікавленими сторонами, які є об'єктом проекту, наприклад, клієнтами, внутрішніми співробітниками або постачальниками та постачальниками. Отримати історичні дані, такі як попередні обсяги продажів, бюджети, рівні участі та демографічні дані.
Напишіть перший проект резюме, який є коротким оглядом звіту. Це має включати причину, з якої читач отримує звіт, основні моменти доповіді та рекомендації. Не включайте детальніші деталі в резюме, яке часто є оглядом на півсторінки. Надайте деталі та підтримку у звіті про проект.
Напишіть кожен розділ звіту, використовуючи дані та інтерв'ю. Організуйте розділи за допомогою логічного порядку. Наприклад, не слід починати з бюджету, поки не пояснити компоненти, необхідні для проекту. Це дозволить вам уникнути необхідності пояснювати кожен рахунок і чому його потрібно двічі. Не перераховуйте імена співробітників, які працюють над проектом, доки ви не перерахуєте компоненти проекту. У розділі "Відхилення" вкажіть оригінальні виключені результати, а потім фактичні результати.
Завершіть звіт із резюме та рекомендацій на основі ваших висновків. Використовуйте дані для підтвердження своїх висновків та рекомендацій. Зверніться до читачів з додатком до статті, який міститиме детальну інформацію про підтримку, таку як детальні бюджети, графіки, діаграми та інші технічні дані.
Перегляньте своє резюме, щоб визначити, чи слід змінити будь-яке з ваших початкових підсумків на основі інформації, яку ви виявили під час написання звіту. Напишіть остаточний варіант резюме.
Складіть інформацію у своєму додатку та розмістіть її в порядку, у якому інформація відображається у вашому звіті. Поверніться до звіту та включіть виноски або номери сторінок, щоб спрямувати читачів до інформації про додаток.
