Коли потрібно оновити навчальний посібник, бізнес-процес або довідник, ідеальним засобом є навчальний нагадування. Формат нагадування дозволяє націлювати одержувачів і включати в себе своєчасну подальшу інформацію, і особливо корисний у ситуаціях, коли до існуючого процесу додано нові юридичні міркування або необхідні кроки. Виконуючи кілька простих кроків, ви можете переконатися, що Ваша пам'ятка чітко і лаконічно передає ваші ідеї, уникаючи при цьому загальних помилок.
Визначте свою аудиторію. Це допоможе вам включити найбільш доречну інформацію для вашого нагадування. Наприклад, якщо ви пишете, щоб пояснити, як використовувати новий копіювальний апарат на третьому поверсі, не відправляйте пам'ятку кожному співробітнику будівлі. Або якщо новий закон вплине на те, як афідавії приймаються в юридичній конторі, вам не потрібно включати команду з обслуговування.
Представіть свою тему. Перші кілька рядків повинні дати вашим читачам знати, чому ця пам'ятка для них важлива. Дайте їм знати, який старий процес був або який поточний процес стосується цього оновлення, а також причину оновлення.
Наведіть нові кроки або вимоги. Використовуйте лише один рівень заголовків та тримайте пояснення стислими та цілеспрямованими. Включіть оновлену інформацію, а також будь-які попередні дії або процеси, які більше не слід виконувати або виконувати.
Включіть часову лінію. Зрозумійте, що ваша аудиторія дізнається, коли нова політика набуде чинності. Якщо це є негайною зміною, чітко вкажіть, чи існує якийсь пільговий період або перехідний процес для попередньої процедури. Наприклад, якщо є нова форма для запиту відпустки, нехай працівники дізнаються, що буде з вимогами, які вже обробляються.
Закрийте наступними кроками. Наприкінці записки повідомте свою аудиторію про те, що вони повинні робити, якщо у вас є питання, на які не було надано відповіді у вашому документі. Це може включати посилання на додаткову документацію або номер контакту, на який вони можуть телефонувати. Якщо ваша навчальна пам'ятка є частиною серії оновлень, вкажіть, коли буде готове наступне оновлення.
Поради
-
Обмежте пам'ятку до однієї основної теми. Використовуйте другу особу (ви) для безпосереднього спілкування з аудиторією.
