Такі програмні пакети, як SAP, надають підприємствам потужний спосіб відстежувати фінансові та операційні дані, оновлювати їх у реальному часі та при необхідності вносити корективи. Бази даних програмного забезпечення продовжують розвиватися і вдосконалюватися, збільшуючи можливості відстежувати та звітувати про будь-який тип бізнес-операцій або діяльності. Користувачі повинні скористатися перевагами тренінгів і навчальних посібників, щоб отримати максимальну віддачу від цих систем і працювати з ними, щоб максимізувати ефективність і потік інформації.
Розумійте функцію SAP і як він зберігає дані. Система SAP - це багатовимірне програмне забезпечення для бази даних. Великі компанії використовують його для управління багатьма поточними функціями бізнесу за допомогою одного програмного пакета. SAP використовується компаніями як ERP, або планування ресурсів підприємства, рішення для управління багатьма ключовими функціями бізнесу в реальному часі. Якість даних залежить від вчасних та правильних записів.
Дізнайтеся, як компанія SAP була пристосована до вашої компанії, щоб зрозуміти, як ведеться бухгалтерський облік. SAP є дуже настроюваним, з певними функціями, які після зміни впливають на всю систему. Крім того, кожен конкретний модуль в SAP може бути налаштований відповідно до потреб конкретної організації. З цієї причини SAP-підручники, як правило, є дещо специфічними для компанії і зазвичай створюються командою інформаційних технологій або надаються консультантами SAP.
Виконуйте усю транзакцію, яку потрібно записати, і перевірте, чи записи вже були зроблені автоматично; SAP зберігає інформацію для всіх модулів в одній базі даних, що дозволяє в режимі реального часу оновлювати багато різних елементів одночасно. Наприклад, виробничі графіки керуються діяльністю з продажу, а бухгалтерські записи автоматично відбуваються внаслідок записів виробництва та продажів.
Ознайомтеся з певною версією SAP у вашій фірмі, перш ніж намагатися записати будь-які записи. SAP містить кілька різних модулів. Не всі компанії використовують кожен модуль, і це може вплинути на те, як робляться записи. Модулі включають роботу пошарово, а модулі бухгалтерського обліку включають фінансовий облік і контроль. Це охоплює автоматизовану звітність та управління кредиторською заборгованістю та дебіторською заборгованістю разом з іншими субрахунками головної книги, визначеними в плані рахунків організації. Записи журналу автоматично публікуються, коли продажі та платежі вводяться в систему. Модуль керування керує витратами компанії та витратами, а також оновленнями, що відбуваються автоматично. Інші модулі включають управління активами, планування проектів, робочий потік, людські ресурси, управління матеріалами, планування виробництва, продаж і розподіл.
Зрозумійте, що деякі підручники можуть бути трохи загальними. Модуль фінансового обліку зазвичай налаштований для задоволення потреб конкретної компанії. Кожна компанія має власний унікальний план рахунків, департаментів та центрів витрат. Крім того, не кожна компанія використовує однакові типи функціональності в програмному забезпеченні. Деякі фірми, наприклад, можуть мати експортні продажі, які включатимуть створення експортних рахунків клієнтів і додавання нового облікового запису доходів для конкретного відстеження доходу від експортних продажів. Команда впровадження SAP, незалежно від того, чи вона працює у компанії або працює як зовнішні консультанти, повинна надавати навчальні посібники та навчання для кожного модуля SAP.
Перегляньте джерела в Інтернеті для отримання загальних посібників та інформації. Інтернет-джерела надають навчальні посібники для бухгалтерського обліку та інших модулів, хоча вони можуть бути орієнтовані на різні види бізнесу. Наприклад, Університет Скрантона надає онлайновий навчальний посібник для модулів фінансового обліку та контролю, а також інші модулі SAP.
