Документування протоколів засідань належним чином вимагає великої організації та уваги до деталей. Оскільки протоколи зустрічей часто стають юридичними документами, важливо точно підсумувати обговорення. Створіть резервну копію та збережіть її в безпечному місці та поширюйте додаткові копії відповідним особам. З практикою, набагато простіше документувати протоколи зустрічей точно і лаконічно.
Елементи, які вам потрібні
-
Ноутбук
-
Програмне забезпечення для обробки текстів
-
Порядок денний зустрічей
-
Копія правил Роберта
Документація протоколів зустрічей
Прибудьте рано, щоб ваш ноутбук був налаштований і готовий до роботи. Зверніть увагу на дату, час, місце розташування та список учасників. Запишіть якнайбільше обговорення засідань, якщо це можливо для швидкості друку. Не турбуйтеся про орфографічні або граматичні помилки. Якщо ви пропустите важливий крок, як, наприклад, проходження пункту руху чи дії, можна попросити учасників зборів уточнити формулювання. Зберігайте документ іноді, щоб запобігти втраті даних.
Відредагуйте хвилини зустрічей якомога швидше після зустрічі, коли пам'ять про обговорення ще свіжа. Виправлення помилок правопису або граматики та забезпечення відповідності форматування в усьому документі. Вставте "проект" водяного знака, щоб повідомити читачам, що протокол ще не затверджений і зроблений офіційним. Збережіть файл, використовуючи ім'я файлу, який легко ідентифікувати та відрізнити пізніше, наприклад, "StrataCouncilMinutesDecember5".
Надішліть протокол на стілець засідання або іншу особу, призначену для перегляду дискусії. Змініть хвилини знову, на основі отриманих відгуків. Під час редагування будьте обережні, щоб зберегти цілісність хвилин. Не додайте жодних обговорень, які не відбулися, або видаліть будь-яку дискусію, яка сталася. Збережіть файл знову.
Зберігайте водяний знак "Чернетка" у документі, поки протокол не отримає офіційного схвалення. Це зазвичай відбувається на наступних засіданнях того ж комітету.
Як тільки комітет схвалить протокол, видаліть водяний знак "Чернетка" і збережіть файл знову. У разі необхідності розподіліть затверджені протоколи членам комітету.
Поради
-
Майте копію правил Порядку Роберта (або будь-який інший посібник, який використовує ваш комітет), щоб використовувати його як довідку під час зустрічі. Це допоможе вам правильно записати збори.
Деякі люди як і раніше вважають за краще документувати протоколи засідань за допомогою скороченого спочатку, а потім ввести нотатки пізніше. Цей метод може працювати так само добре, як і прийняття хвилин за допомогою ноутбука. Це залежить від ваших особистих уподобань.
Для дуже важливих зустрічей, розглянути можливість використання магнітофона для запису аудіозапису.
