JISC InfoNet описує управління документами як систематичне управління всіма записами разом з інформацією або даними, які вони містять. У минулому ці записи зберігалися у паперовому форматі, і кожна велика організація мала реєстр, який іноді містився в армії чиновників. Сьогодні перейшли системи управління електронними документами. Як ручні, так і електронні системи управління документами мають чіткі переваги та недоліки.
Отримання та обмін даними
Провідною причиною того, що багато організацій пройшли безпаперову, є легкість, з якою електронна система дозволяє отримувати та обмінюватися інформацією. Коли дані зберігаються на папері і зберігаються в реєстрі, вилучення його є проблемою. Більше того, інформацію може використовувати лише одна особа одночасно. Хоча електронні системи вирішують цю проблему, вони також надходять з іншими викликами.
Вартість обладнання та потенціал для застарілості
Коли організація переходить у безпаперовий формат, існують величезні обсяги даних, що зберігаються на папері, які потрібно сканувати та зберігати в цифровому форматі. Апаратне та програмне забезпечення, необхідне для виконання цієї операції, коштує значних коштів. Враховуючи початкові витрати, істотним недоліком з електронними системами є те, що апаратне та програмне забезпечення застаріли за відносно короткий час. Апаратні засоби можуть вимагати зміни всього за 18 місяців, тоді як програмне забезпечення змінюється кожні 2-3 роки.
Електронні системи та випуск людей
Впровадження системи електронного управління документами вимагає зміни ставлення працівника. Будь-яка радикальна зміна в організації сприймається скептично багатьма співробітниками, які не впевнені, як такі зміни вплинуть на них. Коли старші способи організації файлів замінюються новими, працівник відчуває втрату контролю, і це потрібно вирішувати за запевненням роботодавця - і за підтримки успіху системи.
Безпека та інші питання
Зі збільшенням обміну інформацією, що електронна система управління документами робить можливим питання безпеки. Якщо не будуть введені адекватні заходи, стає можливим, щоб конфіденційна інформація про компанію опинилася в неправильних руках. Більш того, управління записами може стати проблемою, коли система забита непотрібними записами (наприклад, копіями документів). Це не рідкість знайти ситуації, коли значну кількість записів, що утримуються, є насправді небажаною поштою.
