Протягом дня і віку технологій, процесів надмірності, терабайт, гігабайт і копій інформації, керування записами є звичайною, але критично важливою практикою, яку всі організації мали б прибити. Все частіше підхід до ведення файлів даних стає хлібом і маслом для прийняття ділових рішень.
Що включає в себе управління документами
Управління записами включає в себе безліч областей збору даних, зберігання і, зрештою, відповідного знищення. Наука розбита на декілька категорій: вхід і збір, зберігання, резервування і резервування, скорочення. Вхідні дані та збір даних встановлюють протоколи для працівників, які слід стежити за тим, як створюються дані, та систему реєстрації, яку слід слідувати для легкого пошуку пізніше. Вона також вказує, що треба зберігати, а що не слід. Зберігання може включати в себе як друковані, так і електронні файли, а також встановлювати параметри, які засоби зберігання дозволені, а які - ні (наприклад, жорсткі диски в порівнянні з паперовими папками проти мереж або флеш-накопичувачів). Надмірність та резервне копіювання передбачають збереження копій важливої інформації у випадку катастрофи. І, нарешті, зменшення визначає допустимі способи знищення та вилучення даних з бізнес-систем.
Статистична допомога у прийнятті рішень
Керування записами дозволяє легко збирати статистику. Значна частина бізнес-рішень базується на аналізі тенденцій. Тренд-аналіз розроблений і побудований на основі пошуку закономірностей у інформації та даних і висновків про поведінку цих моделей. Чим краще керувати інформацією, тим кращим буде тенденція аналізу та пов'язаних з ними бізнес-знань.
Уникнення втрати інформації
Іншим ключовим компонентом управління документами є запобігання втраті даних. Це може статися дуже легко: файл видалено, неправильна папка зруйнована, поганий співробітник виходить з будівлі з конфіденційними даними.
Управління записами гарантує, що існують профілактичні процеси для організації та передачі інформації захищеним способом. Потім виставляються резерви, такі як системи резервного копіювання та багаторазові сховища копій, тому, якщо одна файлова система зруйнована, її можна швидко замінити новою копією. Нарешті, заходи безпеки допомагають уловлювати записи, які підробляються, що може поставити під загрозу добробут та інтереси компанії.
Організаційні переваги
Управління записами підвищує ефективність. Дані виявляються швидше, простіше, і прийняття рішень поліпшується шляхом негайного аналізу та пошуку інформації. Покращене ведення обліку зменшує витрати ресурсів. У разі дотримання відповідних протоколів використовується менший простір паперу та системи зберігання. Аварійне знищення та постійні втрати уникаються, коли належне керування записами забезпечує наявність останніх резервних копій. Управління документами також веде паперовий слід, щоб допомогти захистити дії компанії під час судових процесів. Нарешті, управління документами допомагає підтримувати хорошу організацію при роботі з клієнтами або проектами, реагування на них та обслуговування. Підтримуючи організовану систему збору інформації, цінні дані та інформація можуть бути отримані, коли це необхідно, для конкретного клієнта або проекту.
Аутсорсинг як опція
Багато компаній хочуть залишатися присвяченими своїм основним спеціальностям і не хочуть бути настільки занепокоєними підтримкою систем даних. У таких випадках може бути дуже корисно використовувати партнера або постачальника для підтримки та розробки документообігу, щоб клієнтська компанія могла зосередитися лише на своїй основній діяльності. Адміністрація просто зводиться до оплати послуги, яка гарантує, що збережена інформація збирається і зберігається, оскільки клієнт потребує її для прийняття рішень. Багато великих компаній просунулися до цього напрямку, щоб бути більш ефективними, іноді аутсорсингують лише послуги резервного копіювання та інші, перетворюючи цілі системи запису на постачальників для кращого управління.
