Відповідно до Business Dictionary, система управління документами - це «електронна система, призначена для організації та управління документами. Ці документи, як правило, організовуються за допомогою програмного забезпечення, яке надає користувачеві можливість доступу, модифікації та централізованого зберігання документів. ”Компанії часто використовують ці системи для перетворення історичних паперових документів в електронні файли для зручності використання та зменшення місця зберігання. Більшість компаній генерують певний тип документів, пов'язаних з їх операціями. Знайти найкращий спосіб керування цими документами може поліпшити внутрішній робочий процес компанії.
Перегляньте вхідні пункти для ділових документів. Власники бізнесу та менеджери повинні визначити, як документи входять до своєї компанії та вирішувати, як найкраще їх захопити в електронному вигляді.
Впровадження програмного забезпечення для захоплення інформації в електронному вигляді. Компанії можуть вимагати від зовнішніх сторін (наприклад, постачальників, постачальників або подібних груп) надсилати інформацію електронною поштою або веб-сайтами. Це дозволяє компаніям безпосередньо завантажувати інформацію в систему управління документами.
Вимагати від працівників сканувати паперові документи в електронну систему подачі документів. Після того, як працівник виконає своє завдання, менеджери можуть вимагати, щоб вона перевіряла всю відповідну інформацію на комп'ютері чи сервері компанії. Потім співробітник може розрізати оригінал, щоб позбутися конфіденційної інформації.
Налаштуйте систему пошуку документів. Можливість швидко знаходити збережені документи може скоротити час працівника, витрачений на пошук історичної інформації. Компанії повинні створити стандартну систему електронних документів для зберігання та пошуку інформації.
Поради
-
Компанії можуть прийняти рішення про аутсорсинг своєї системи управління документами. Підприємства можуть спеціалізуватися на зберіганні інформації, тому компанії не потрібні великі обсяги фізичного місця для зберігання документів.
Увага
Хоча електронні системи управління документами надають багато переваг для компанії, вони також можуть мати недоліки. Компанії повинні мати можливість забезпечити електронну інформацію від зловживань або шахрайства під час створення резервної копії інформації для захисту від збоїв у роботі комп'ютера або сервера.
