Успішні системи управління записом надійно зберігають записи та створюють організаційний метод для створення, обслуговування, використання та розпорядження записами. Створення та постійне оновлення керівних принципів керування записами має важливе значення для підтримки цілісності системи. За допомогою інструкцій щодо інформаційних вимог, методів введення, термінів зберігання та резервування, правил безпеки та точної звітності можна створити ефективну систему керування записом.
Інформація
Розробити вказівки щодо того, яку інформацію хоче і має зберігати ваша компанія. Це повинно включати контракти, файли працівників, реєстраційні документи, записи клієнтів, нормативні дані, фінансові звіти та будь-яку іншу відповідну інформацію, необхідну для бізнесу. Складіть цей перелік, консультуючись з кількома відділами, щоб забезпечити повноту та відповідність кожній функціональній потребі. Перегляньте остаточний список з юридичним радником вашої компанії, щоб переконатися, що інформація, необхідна для виконання юридичних зобов'язань, включена до керівних принципів зберігання документів.
Методи введення
Розробити методологію введення записів для кожного типу запису. Записи можна вводити вручну, імпортувати з додаткових систем або вводити через систему сканування. Ці методи введення повинні бути надійними та безпечними. Для електронних обмінів введіть перевірки надмірності, які забезпечують точну передачу. Для ручного введення, ініціюйте систему перевірки якості для забезпечення точності.
Зберігання
Призначте терміни зберігання для кожного типу запису, введеного в систему. Терміни повинні враховувати юридичні зобов'язання, обмеження та функціональність системи даних. Для рідко доступних записів розглянемо додаткову систему зберігання даних, яка дозволяє випадковий доступ до записів. Ці записи можуть бути стиснуті для мінімізації потреб у сховищі. Зберігання записів від вашої первинної системи записів дозволяє швидше витягувати часто використовувані записи. Ваші керівні принципи управління записом повинні включати в себе звичайні процедури резервного копіювання і переважно дублювання сховищ критичних записів за межі ділянки.
Безпека
План глибокої безпеки є невід'ємною частиною вашого плану керування записом. Групуйте записи в класифіковані для безпеки групи та призначте безпечний, захищений паролем доступ до відповідних груп співробітників. Ця перевірка безпеки також повинна застосовуватися до того, хто має доступ до вхідних даних, виконує технічне обслуговування та використовує або знищує записи. Звичайно перевіряти дозвіл на забезпечення безпеки для забезпечення дотримання вимог компанії та регуляторних зобов'язань. Включити дозвіл на безпеку в нові процедури працівників і припинити процедури працівників.
Звіти
Звичайна звітність повинна бути частиною вашої системи керування записом. Ці звіти повинні включати списки користувачів, які отримали доступ до конфіденційних даних, будь-які зміни в дозволі на безпеку, повідомлення про помилки для неповних записів і записи, які підлягають розпорядженню. Додайте звіти для будь-яких критичних областей даних.
