Звіт про кількість працівників, який іноді називають переписом працівників, містить інформацію про працівників одного працедавця. Інформація може бути відсортована відповідно до статусу роботи, тобто активних або неактивних співробітників, або за такими характеристиками, як раса, стать, вік, зарплата або статус ветерана. Інформаційні системи з людських ресурсів або HRIS, як правило, містять програми, які дозволяють роботодавцям створювати звіти на основі будь-якої кількості змінних. Здатність роботодавця створювати звіти спрощує функції та завдання планування людських ресурсів.
Класифікація працівників
Звіти щодо кількості працівників особливо корисні при перегляді класифікації працівників. Класифікація працівників відноситься до того, чи вважаються працівники звільненими або не звільненими від роботи працівниками. Звільнені працівники відповідають певним критеріям відповідно до Закону про справедливі трудові стандарти для звільнення від оплати понаднормової роботи. Необов'язкові працівники - це працівники, які зазвичай виконують ручну або рутинну роботу; вони мають право на компенсацію за понаднормову роботу протягом більше 40 годин у кожному робочому тижні. Звіт про чисельність працівників корисний для аналізу назв посад і посад, які охоплюються федеральними і державними правилами.
Можливість рівних працівників
Комісія США з рівних можливостей зайнятості (EEOC), або EEOC, вимагає, щоб деякі роботодавці заповнювали та подавали онлайн щорічний звіт EEO-1. Федеральний уряд використовує статистичні дані EEO-1 для дослідження та ідентифікації, що стосуються робочої сили США; EEO-1 не використовує цю інформацію для визначення конкретних співробітників. Натомість інформація про працівників у звіті роботодавця про кількість працівників стає сукупними даними, що відображаються в опитуванні EEO-1. Роботодавці повідомляють дані про свою робочу силу відповідно до загальної кількості працівників за кожну роботу або посаду, расу та стать. Звіт про чисельність працівників полегшує роботодавцям виконувати свої зобов'язання перед федеральним урядом щодо звітності даних EEO-1.
Компенсація та пільги
Звіти щодо кількості працівників потрібні як частина опитування про компенсацію або коли роботодавець передбачає внесення змін у структуру компенсації та виплат організації. Фахівці з відшкодування заробітної плати генерують штатні звіти працівників на основі фактичної заробітної плати або заробітної плати, або вони готують звіти на основі гіпотетичних сценаріїв для визначення відповідного підвищення заробітної плати та заробітної плати. Проектування ефекту, який зростають витрати на пільги для організаційних бюджетів, є ще одним призначенням для звітів про кількість працівників. Довговічні зміни в страхових преміях на охорону здоров'я та витрати, пов'язані з виплатами працівникам, можуть бути враховані шляхом створення різних версій звіту про чисельність персоналу.
Планування робочої сили
Планування людських ресурсів передбачає визначення рівня кадрової підтримки, необхідної для бази працівників. Базою співробітників є кількість активних працівників в організації - зазвичай перераховані за місцем розташування, місцем роботи, відділом або іншими подібними ідентифікаторами. Кращі практики з людських ресурсів вказують на одного працівника HR на кожні 100 співробітників. Отже, звіт про чисельність працівників допомагає менеджерам з персоналу оцінювати кадрові потреби для забезпечення адекватного рівня обслуговування працівників організації. Крім того, у звітах працівників персоналу визначаються кадрові потреби департаментів. Порівняння вимірювань продуктивності з даними про чисельність працівників передбачає, чи може робоча сила компанії відповідати потребам бізнесу.
