Відстеження всіх доходів і витрат вашої компанії може здатися переконливим, навіть якщо ви керуєте малим бізнесом. Існують розрахунки для складання, звіти для підготовки, рахунки для оплати та податки. Перелік фінансових показників, які необхідно збирати щомісячно, щоквартально і щорічно, часто є нескінченним.
Доброю новиною є те, що бухгалтерське програмне забезпечення для малого бізнесу існує для полегшення процесу. Правильне програмне забезпечення дозволяє відстежувати всю вашу фінансову інформацію в одному місці і отримувати доступ до звітів у реальному часі, необхідних для забезпечення безперебійної роботи вашої компанії.
Навіщо мені потрібне програмне забезпечення для малого бізнесу?
Програмне забезпечення для бухгалтерського обліку малого бізнесу дозволяє навіть найбільш математично оскарженим підтримувати точні фінансові записи. Замість того, щоб вручну відстежувати покупки, надходження та прибутки від електронних таблиць на настільному комп'ютері, можна заощадити час і робочу силу, відстежуючи все в електронній програмі обліку.
Є багато переваг використання програмного забезпечення для малого бізнесу, що може допомогти вашій компанії працювати більш ефективно. Деякі переваги включають наступне:
- Оптимізує бухгалтерський облік. За допомогою програмного забезпечення для малого бізнесу ви маєте доступ до всієї вашої фінансової інформації в одному місці. Вам не потрібно перевіряти декілька відділів, щоб отримати потрібну інформацію або почекати до кінця місяця, щоб переглянути свої фінансові показники. Замість цього ви можете увійти до свого бухгалтерського програмного забезпечення в будь-який час дня або ночі з будь-якого пристрою, щоб дізнатися, чи були виставлені рахунки-фактури, розіслані запаси, яка частина вашої компанії є прибутковою і де можна зробити певні покращення.
- Зменшує людські помилки. Незалежно від того, наскільки компетентними є ваші співробітники, завжди є місце для людської помилки. Програмне забезпечення бухгалтерського обліку малого бізнесу допомагає зменшити помилки в розрахунках і звітуванні шляхом відстеження фінансів в електронному вигляді. Коли процеси, такі як виставлення рахунків, хронометраж і збір рахунків, здійснюються через бухгалтерське програмне забезпечення, це підвищує точність ваших фінансів ще більше.
- Дозволяє колективній співпраці. Програмне забезпечення для ведення бухгалтерського обліку малого бізнесу дозволяє більш ніж одній особі отримувати доступ до фінансової інформації вашої компанії. Ви, можливо, захочете, щоб люди, які керували нарахуванням заробітної плати, маркетингу, інвентаризації та продажів, мали доступ до фінансової інформації про вашу компанію в режимі реального часу, щоб вони могли краще виконувати свої обов'язки. За допомогою бухгалтерського програмного забезпечення, розміщеного в хмарі або завантаженого на комп'ютер кожної людини, співробітники з усієї компанії можуть увійти в систему і отримати необхідну інформацію.
- Забезпечує розуміння. З натисканням кнопки, програмне забезпечення бухгалтерського обліку малого бізнесу може дати вам негайне уявлення про вашу компанію. Виходячи з цього, ви можете краще налаштувати витрати, зусилля з продажу, запаси та персонал, щоб зробити вашу компанію більш прибутковою.
- Зберігає інформацію в безпеці. Сьогоднішнє програмне забезпечення для обліку є безпечним, забезпечуючи інформацію вашої компанії в компанії. Більшість програмного забезпечення шифрує інформацію так, що доступ до неї може отримати лише ваша компанія. Багато з них надають індивідуальні облікові записи для кожного співробітника, так що лише певні особи можуть бачити певні аспекти вашої фінансової інформації. Наприклад, ви можете надати вашому менеджеру людських ресурсів доступ до аркушів часу та нарахування заробітної плати, а не до всієї іншої фінансової інформації для вашої компанії. Якщо ви приймаєте платежі безпосередньо у вашому бухгалтерському програмному забезпеченні, вони також зашифровані.
- Створює миттєві звіти. Більшість бухгалтерського програмного забезпечення для малого бізнесу дозволяє налаштовувати звіти, які вам потрібні, і мати миттєвий доступ до них, коли ви їх бажаєте. Ви можете негайно витягнути такі звіти, як звіт про прибутки та збитки, підсумок податку з продажів, історію рахунків, зібрані платежі та звіти про витрати. Це допомагає скоротити час, який ваші співробітники можуть витрачати, збираючи інформацію такого типу. Можна навіть автоматично генерувати звіти, які показують дані таким чином, що має сенс для вас, наприклад, кругові діаграми або графіки.
- Забезпечує галузеву звітність. Якщо ви вибираєте програмне забезпечення бухгалтерського обліку малого бізнесу, яке є специфічним для вашої галузі, вам не потрібно робити налаштування, які можуть підвищити ціну програмного забезпечення. Ви також отримуєте доступ до звітів, які є більш цінними для вашої компанії. Наприклад, якщо ви є постачальником послуг охорони здоров'я, вам може знадобитися функціональність, яка дозволяє здійснювати оплату страхових компаній. Якщо ви знайдете програмне забезпечення, яке є специфічним для галузі охорони здоров'я, ця функціональність, ймовірно, може бути включена або бути досить доступним доповненням. Для програмного забезпечення, призначеного для універсальних виробництв, створення цієї функціональності для вашої компанії може призвести до підвищення ціни програмного забезпечення.
- Зберігає інформацію про найкращі практики. Програма бухгалтерського програмного забезпечення для малого бізнесу може зберегти поточний бізнес у найкращих практиках обліку. Завдяки автоматичним оновленням програмного забезпечення та навчальним посібникам щодо нових функцій ви можете залишатися на вершині останньої звітності та податкової практики, не покладаючись на свого бухгалтера.
Правильне програмне забезпечення обліку малого бізнесу означає менше головного болю для вас і більше часу для всіх ваших співробітників, щоб зосередити свою енергію в іншому місці. Як же вибрати правильне програмне забезпечення для своєї компанії?
Яке програмне забезпечення бухгалтерського обліку найкраще для малого бізнесу?
Рішення про отримання програмного забезпечення для малого бізнесу для вашої компанії часто є найпростішою частиною процесу. Чим важче вирішити, яке саме програмне забезпечення використовувати.
На ринку існує безліч варіантів, більшість з яких можна налаштувати відповідно до вашого бізнесу та потреб. Перш ніж почати процес визначення того, яке бухгалтерське програмне забезпечення для малого бізнесу потрібно завантажити або зареєструвати, переконайтеся, що ви знаєте, які функції ви хочете. Витратьте час на дослідження ваших можливостей і особливостей кожної пропозиції.
Створіть список потрібних функцій та інший список тих, які ви хотіли б мати, але могли б обійтися і без них. Вони можуть включати:
- Управління запасами.
- Банківська справа
- Відстеження заробітної плати та розкладу робочого часу.
- Виставлення рахунків
- Дебіторська заборгованість.
- Платні години.
- Комісії з продажу.
- Автоматичне виставлення рахунків.
- Кілька користувачів.
Після того, як ви дізнаєтеся, що ви хочете, почніть встановлювати ціни. Вирішіть, чи потрібно завантажувати програмне забезпечення для малого бізнесу на вашому комп'ютері або якщо ви бажаєте мати доступ до хмарної програми, доступ до якої можна отримати з будь-якого пристрою. Існує широкий діапазон ціноутворення на основі програми, яку ви обираєте, функцій, які вам подобаються, і налаштувань, які потрібно виконати. Майте на увазі бюджет, перш ніж приймати остаточне рішення, маючи на увазі, що вартість збільшується, оскільки ви вибираєте додаткові налаштування.
Крім того, розглянемо, яке програмне забезпечення бухгалтерського обліку малого бізнесу є найбільш інтуїтивним для вас. Хоча багато продуктів мають подібні функції, фактична панель інструментів і реалізація продукту можуть змінюватися. Ви повинні вибрати те, що вам зручно користуватися, тому переконайтеся, що ви бачите демонстрацію продуктів, які вас цікавлять. Таким чином, ви зможете відчути, як ви будете використовувати цей продукт, і якщо він досить простий для навігації. Останнє, що ви хочете зробити, це інвестувати багато грошей у завантаження невеликого бухгалтерського програмного забезпечення для бізнесу, що є занадто неприємним для вас.
Окрім спроби програми, отримайте список посилань, які використовують програмне забезпечення, яке вас цікавить. Якщо можливо, знайдіть того, хто знаходиться в подібній індустрії, як ваша, оскільки вони, ймовірно, будуть використовувати програмне забезпечення так само, як і Ви були б. Задавайте запитання щодо процесу впровадження, як працюють налаштовані функції та наскільки реагує команда підтримки клієнтів. Відповіді, які ви отримаєте, можуть допомогти вам прийняти найкраще рішення для вашої компанії.
Якщо у вас є така можливість, перевірте в IT-відділі, перш ніж приймати рішення. Ви можете мати обмеження на зберігання або пропускну здатність, що робить деякі програми неможливими у вашій компанії. Технічні аспекти цього найкраще залишити тим, хто добре розуміє комп'ютерні мережі у вашій компанії.
Чи є безкоштовне програмне забезпечення бухгалтерського обліку малого бізнесу?
Правильне програмне забезпечення бухгалтерського обліку малого бізнесу може бути інвестицією. Якщо ви не зовсім готові взяти на себе фінансові зобов'язання, ви можете знайти онлайн бухгалтерське програмне забезпечення для малого бізнесу безкоштовно.
Програмне забезпечення для ведення бухгалтерського обліку малого бізнесу, яке є безкоштовним, зазвичай дозволяє виконувати лише основні функції обліку, такі як оплата рахунків та рахунки клієнтів. Деякі бухгалтерські програми для малого бізнесу, які вільно обмежують інші функції, такі як кількість допустимих користувачів, кількість банківських рахунків, які можуть бути пов'язані, і обмежена функціональність звітності.
На ринку існує певна безкоштовна система бухгалтерського обліку, яка має більше стискаючих властивостей, але може не вистачати в інших областях. Наприклад, програмне забезпечення може дозволити вам створити необхідну фінансову звітність, але не забезпечити необхідну підтримку клієнтів. Якщо ви не дуже технологічно підковані, відсутність підтримки клієнтів може зробити вільне програмне забезпечення не варто вашого часу.
Якщо ви шукаєте щось дуже базове, що потрапляє в ритм використання бухгалтерського програмного забезпечення, програмне забезпечення бухгалтерського обліку малого бізнесу, яке є безкоштовним, може бути гарною програмою обліку на початковому рівні для вас. Багато хто дозволить вам перейти до більш платних функцій, коли ви станете більш комфортними за допомогою програмного забезпечення. Майте на увазі, що ви не зможете отримати доступ до багатьох з цих функцій, якщо ви використовуєте безкоштовну версію програмного забезпечення.
Якщо ви вибрали безкоштовний маршрут, не забудьте вибрати продукт, який має певне визнання імені. Читайте відгуки інших користувачів і отримуйте рекомендації, коли це можливо. Оскільки ви вводите важливу та важливу інформацію про компанію, ви не хочете використовувати будь-яке завантаження програмного забезпечення для малого бізнесу, яке ви знайдете в Інтернеті.
Чи потрібний мені бухгалтер?
Ви можете бути здивовані, якщо вам все ще потрібен бухгалтер, якщо ви відстежуєте всі ваші фінанси в електронному вигляді. Як правило, відповідь - так. Хорошо, щоб сертифікований професійний бухгалтер переглянув вашу інформацію, щоб переконатися, що все правильно відстежується, і що ви не забули нічого, що буде життєво важливим. Бухгалтер також буде інформувати вас про останні податкові положення та вимоги, щоб переконатися, що ви завжди дотримуєтеся.
Однією з функцій, виявлених у більшості програмного забезпечення для малого бізнесу, є можливість надати вашому бухгалтеру доступ до програмного забезпечення. Як правило, ви можете запросити свого бухгалтера до свого облікового запису, щоб вони могли бачити всю інформацію, необхідну для збереження ваших фінансів. Ваш бухгалтер матиме обмежену функціональність, тому вони не можуть вносити зміни без вашого дозволу.
Якщо у вас вже є бухгалтер, ви можете запитати, що вона рекомендує для бухгалтерського програмного забезпечення для малого бізнесу. Враховуючи її знання про вашу компанію, вона може мати певні рекомендації щодо того, що найкраще підійде для вас. Вона також може мати певні переваги щодо того, яке програмне забезпечення найкраще інтегрується з тим, що вона використовує на своєму кінці.
Пошук правильного програмного забезпечення для малого бізнесу для вашого бізнесу буде краще встановити вас для фінансового успіху в довгостроковій перспективі. Будьте впевнені, щоб зробити належну основу і дослідження, щоб вибрати продукт, який підходить для вашого рівня досвіду, компанії і промисловості. Це інвестиція в майбутнє вашої компанії, яку ви хочете переконати, що ви правильно вперше.
