Спосіб інформування клієнта про те, що ви більше не будете обслуговувати його, може призвести до порушення репутації вашого бізнесу. Клієнти можуть легко висловлювати свою думку про Вас і Вашу компанію в Інтернеті, тому, навіть якщо він постійно грубий і вимогливий, Ви повинні повідомляти своє повідомлення, не будучи нешанобливим. Написання листа клієнту - це найкращий спосіб розірвати цю новину, оскільки вона дає вам час подумати про те, що сказати, і це рятує клієнта від незручної громадської сцени.
Зверніться до клієнта і напишіть, що на сьогоднішній день ваша компанія більше не зможе його обслуговувати. Використовуйте просту, чітку, тверду мову, щоб клієнт розумів, що це рішення є остаточним і не є відкритим для переговорів, аргументів або закликів.
Зверніть увагу на причину, з якої ви прийняли це рішення, зосередившись на позитивах у ситуації замість негативів. Використовуйте загальну причину, а не вдаючись до специфіки. Наприклад, якщо ви відпускаєте клієнта, тому що він усно оскорблює ваших співробітників, не пишіть, що він грубий. Замість цього, скажіть, що ваша компанія не здатна задовольнити його потреби і що він буде краще обслуговуватися іншою компанією. Насправді, «потреби» клієнта включають його послідовно наполегливе ставлення, але ви дозволяєте йому думати, що ви прийняли це рішення з його інтересами на увазі.
Як альтернатива, використовуйте більш конкретні бізнес-причини. Наприклад, ви можете сказати клієнту, що ваша клієнтська база зростає настільки швидко, що ви більше не можете надавати якісні послуги всім своїм клієнтам, і, як наслідок, вам потрібно відпустити. Якщо вам потрібно відпустити вимогливого клієнта, який забирає занадто багато часу, скажіть, що ви не можете обслуговувати його час, щоб задовольнити його очікування.
Запропонуйте якісь рекомендації або принаймні найкращі побажання. Наприклад, ви можете надати клієнту переадресацію до іншого місцевого підприємства, який надає подібну послугу вашому. Це особливо добре працює, якщо ви скорочуєте клієнтів, оскільки ваш малий бізнес не може йти в ногу з попитом. Користувачі будуть більше розуміти, якщо ви готові допомогти їм знайти заміну. Якщо ви відпускаєте клієнта з-за його поганого ставлення, не посилайте його на конкурентів, оскільки вони також не повинні мати справу з ним. У таких випадках, просто закрийте свій лист, сказавши щось на кшталт: "Я бажаю вам найкращого".
