Керівник проекту регулярно проводить зустрічі з членами внутрішньої команди проекту, щоб обговорити її поточні проекти. Крім того, керівник проекту може сприяти зустрічам із зацікавленими сторонами проекту, виконавчим керівництвом та клієнтами, щоб розпочати проект і може проводити поточні зустрічі для надання інформації про свої проекти та відповіді на питання про строки та бюджети. Підготовка до кожної зустрічі проекту є ключовою у використанні вашого часу та учасників наради.
Запросіть відповідних осіб на зустріч проекту. Визначте цілі, які потрібно виконати на засіданні на основі запрошених. Якщо зустріч з членами команди проекту, ви можете встановити цілі одержання оновлень статусу, вирішення внутрішніх питань та надання членам команди спільного доступу до інформації про проект. Якщо ви зустрінетесь із зацікавленими сторонами проекту, керівниками та клієнтами, ваша мета полягає в тому, щоб надати загальні оновлення та відповісти на запитання.
Запросити тематику порядку денного від запрошених за кілька днів до зустрічі. Замість того, щоб ухилятися від несподіваного кривого м'яча на засіданні, запитуйте питання та теми обговорення від тих, хто підключений до проекту. Це дозволить вам підготувати та запросити інших, які можуть підтримати вас на зустрічі. Передбачити, що запрошені особи захочуть почути і обговорити щодо проекту. Наприклад, якщо ви знаєте, що клієнти хочуть обговорювати маркетингові матеріали, отримуйте оновлення від вашого відділу комунікацій та запрошуйте представника на зустріч.
Створити офіційний порядок денний засідань. Наведіть у верхній частині сторінки відомості про зустріч, наприклад, назву зустрічі, дату, час, місце розташування та номер конференц-зв'язку. Перерахуйте теми порядку денного, такі як стан етапів проекту; статус функціональних галузей бізнесу, таких як ІТ, маркетинг, юридичні та інші відповідні відділи; бюджет проекту; Наступні кроки; і будь-які теми, запропоновані вам іншими.
Надіслати всім запрошеним запрошення на електронну нараду та порядок денний. Включіть план проекту або звіт про стан, щоб супроводжувати обговорення стану та термінів. Надішліть запрошення якнайшвидше та продовжуйте роботу з порядком денним та додатками принаймні за один-два дні до зустрічі. Це дозволить Вашим запрошеним переглядати документи та готувати їх заздалегідь.
Перевірте, що таке логістика зустрічей, як, наприклад, бронювання конференц-залу та встановлення номерів за кілька днів до зустрічі. Перевірте свій номер конференц-зв'язку та логін веб-зборів, якщо це необхідно, щоб переконатися, що вони працюють і легко доступні. Оскільки учасники, ймовірно, працюють над кількома завданнями, ви не хочете витрачати час на будь-які несправні номери телефонів і веб-посилання.
