Роботодавці, як правило, включають чек або еквівалентну заяву разом із зарплатою кожного працівника, незалежно від того, чи приходить він у вигляді паперового документа або онлайн для оплати чеків, які видаються через прямий депозит. Перевірити заглушки - це документи, які можуть знадобитися для задоволення державних вимог щодо ведення обліку. Навіть коли збереження заглушок перевірки не є обов'язковим, це може бути доречним.
Вимоги FLSA
Федеральний уряд не має правила, що вимагає від роботодавців видавати або зберігати заробітну плату. Вимоги до Закону про справедливі трудові стандарти містять вказівки щодо документації із заробітної плати. Загалом, інформація про заробітну плату повинна зберігатися три роки. Якщо для запису деяких даних використовуються заглушки, вони також повинні зберігатися протягом трьох років. Записи про нарахування заробітної плати повинні містити:
- Ім'я, адреса та номер соціального страхування.
- Стать і професія працівника.
- Дата народження працівників віком до 19 років.
- Дата і час початку та закінчення кожного робочого тижня. Дата початку періоду нарахування заробітної плати потрібна, якщо вона відрізняється від робочого тижня.
- Дата оплати праці працівника
- Виконували щоденні та щотижневі години.
- Ставка заробітної плати працівника.
- Регулярна заробітна плата, оплата понаднормових робіт та будь-які доповнення або відрахування від оплати праці працівника.
Роботодавці повинні зберігати часові картки або еквівалентний запис про час роботи протягом двох років.
Додаткові вимоги щодо обліку заробітної плати уряду
Комісія з рівних можливостей зайнятості говорить про те, що роботодавці повинні зберігати всі записи про зайнятість, у тому числі реєстраційні записи та записи заробітної плати, принаймні протягом одного року. У випадку, якщо працівник подає скаргу до EEOC, записи повинні зберігатися до одного року після остаточного розгляду справи EEOC або через рік після вирішення будь-якого позову.
Держави можуть накладати додаткові вимоги до ведення обліку. Наприклад, робоча комісія штату Техас каже, що роботодавці повинні надати працівникам заглушку перевірки або еквівалентний документ, який перераховує всі дані, які використовуються для підготовки зарплати. Записи про нарахування заробітної плати потрібно зберігати чотири роки дотримуватися правил ведення обліку безробіття в Техасі.
Керівництво з обліку роботодавців
Бізнес або організація виробляє чеки та перевіряє недоліки з різних причин. Служба внутрішніх податків рекомендує перевіряти недоліки та банківські записи, які виконують функцію супровідні документи для цілей оподаткування зберігається на строк обмеження. Наприклад, термін обмеження податкових декларацій становить шість років. Nolo.com припускає, що компанії тримають огляди і фінансові записи не менше семи років.
