Кожен бізнес повинен мати метод запису, організації та аналізу фінансових даних, що виникають в результаті повсякденних операцій. У багатьох випадках підприємства та корпорації повинні дотримуватися загальноприйнятих принципів бухгалтерського обліку, які вимагають спеціальної системи бухгалтерського обліку та бухгалтерського обліку. Менші підприємства, однак, також потребують основних елементів бухгалтерського обліку для підготовки до податків і відстеження доходів. Бухгалтерські системи можуть бути створені вручну - за допомогою фізичних книг - або за допомогою програм бухгалтерського програмного забезпечення для організації та підтримки інформації.
Журнали
У бухгалтерській системі журнали - це перше місце, де можна знайти повну інформацію про операцію. Загальний журнал, що використовується багатьма підприємствами, які використовують систему обліку подвійних записів, фіксує суми дебету та кредиту для кожного рахунку, коли відбуваються операції. Він також може перелічити короткий опис транзакції. Деякі підприємства можуть мати спеціалізовані журнали, кожен з яких може записувати конкретну операцію. Наприклад, ви можете мати як журнал видачі готівки, так і журнал надходження грошових коштів, який фіксує надіслані та написані чеки, а також грошові кошти, що витрачаються та здаються на зберігання.Інші журнали включають журнал оплати праці, кредиторську заборгованість і журнали дебіторської заборгованості.
Книги
Бухгалтерські бухгалтерські книги групових операцій відповідно до рахунку та ефекту, який він має на бізнес. Категоріями книги можуть бути активи, зобов'язання, витрати та доходи. Кожна категорія містить розділи для кожного з цих типів облікових записів (наприклад, рахунки витрат). Періодично транзакції з ділових журналів публікуються або записуються в бухгалтерські книги. Базова система головної книги має набір "Т-рахунків", кожен з яких має по два стовпці, по одному для дебітів і кредитів. Однак для запису іншої інформації, наприклад, поточного балансу облікового запису, можуть використовуватися системи трьох або чотирьох колонок.
Робочі листи
Робочі листи дають бухгалтерові або бухгалтерові можливість аналізувати дані та перевіряти точність бухгалтерських книг, журналів та інших записів, що використовуються для підготовки фінансової звітності. Один такий робочий аркуш, пробний баланс, перераховує залишки всіх рахунків в обліковій книзі, записує коригувальні записи на рахунки і закриває будь-які тимчасові рахунки. Коли "збалансований", баланс дебету повинен дорівнювати кредитам, в іншому випадку книга містить помилку, яка повинна бути виправлена. Інші листи включають аналітичні та узгоджувальні листи. Аналіз робочих аркушів аналізує залишок на конкретному рахунку. Робочі таблиці узгодження узгоджують відмінності між двома або більше відомими сумами, такими як сума грошових коштів, яку ви записали в обліковому записі головної книги, та суму, яку показує виписка з банку.
Фінансова звітність
Фінансова звітність надає інформацію про фінансовий стан компанії зовнішнім особам. Більшість бухгалтерських систем використовують чотири основні фінансові звіти. Баланс надає знімок фінансового стану компанії на певну дату, перераховуючи деталі його активів, зобов'язань та акціонерного капіталу. Метою звіту про прибутки та збитки є показати чистий прибуток підприємства за певний період. Звіти про рух грошових коштів відображають збільшення та зменшення готівки протягом періоду, коли воно стосується господарської діяльності, інвестиційної та фінансової діяльності підприємства. Нарешті, виклад акціонерного або власного капіталу деталізує зміни у нерозподіленому прибутку компанії, перераховуючи такі позиції, як чистий прибуток за рік, і дивіденди, виплачені акціонерам.
