Щоб визначити адміністрування контрактів у найпростіших умовах, це завдання - забезпечити, щоб будь-який підрядник виконував свою роботу згідно з умовами та умовами, зазначеними в контракті. Маючи нагляд, щоб вловлювати відхилення та невиконані терміни, як вони відбуваються, означає, що проект або особа, швидше за все, будуть успішними у виконанні контракту, щоб виправити проблеми або пропуски довго після цього, а не незабаром після їх виникнення. Великі навички адміністрування контрактів мають неоціненне значення для компаній, які наймають підрядників регулярно.
Що таке процедура контракту?
Створюючи контракт, починається сім кроків. Всі сім з цих етапів підпадають під парасольку управління контрактами, а адміністрування контрактів не дійсно потрапляє до кипіння до п'ятого етапу. Договірний менеджер може бути зайнятий для нагляду за контрактом, і їхня роль починається, як тільки починається розмова про контракт. Але з будь-якою командою нагляду за контрактами, менеджер і адміністратор можуть працювати в тандемі через всі сім етапів.
Перший крок - знати, якою буде мета контракту. Які ризики та очікування? Які потреби та тривалість? Чому потрібний контракт?
Другий крок полягає у створенні контракту. Правова група повинна бути на борту, щоб не залишитися невизначеності, оскільки відсутність ясності може залишити контракт уразливим для невиконання або невиконання.
Крок третій, коли відбуваються переговори. Друга сторона отримує контракт і користується можливістю розв'язати будь-які питання, які вони можуть мати, або усунути все, що вони сприймають як нереальні або несправедливі. Щоб уникнути важких переговорів з контрактом, доцільно авторствовати контракт після деякого спілкування, щоб ви зрозуміли очікування іншої сторони. Коли починаються переговори і відбувається обмін даними / прийняттям, це називається "почервоніння", і це може ускладнитися, якщо команда не знаходиться на вершині змін. Використання програмного забезпечення для управління контрактами може зробити це, а також адміністративний контроль, набагато простішим процесом. Є кілька десятків добре рекомендованих систем програмного забезпечення для управління, які можуть зробити контракт легшим, залежно від ваших потреб.
Схвалення приходить у четвертому етапі. Для великих компаній може існувати процес аудиту або засідання правління, необхідне для перегляду контракту та отримання схвалення. Програмне забезпечення для керування може спростити це за допомогою можливості отримання дозволу в режимі реального часу.
Крок п'ятий - це підписання пунктирної лінії. Виконання контракту означає отримання підписів та остаточних угод. Знайомства і свідків можуть знадобитися. Юридично обов'язкові електронні підписи корисні тут, коли сторони не знаходяться в одному місті або країні. Адміністратор переконується, що всі дотримуються графіка завершення процесу виконання до приходу термінів підписання.
Після того, як контракт був прийнятий і виконаний, можуть бути внесені зміни і поправки, оскільки проекти і завдання стають актуальними. Управління ними може бути частиною ролі адміністратора контракту і може бути спрощено за допомогою програм управління контрактами. Перебування в курсі змін і змін є шостим етапом контрактного процесу.
Адміністратор контракту зараз знаходиться в центрі відповідальності, оскільки наступає сьома стадія процесу укладання контрактів. На цьому шляху адміністратор повинен проходити важливі етапи, щоб відстежувати прогрес і успіх контрактних послуг. Регулярні перевірки означають уловлювання недоліків або використання можливостей, які можуть виникнути на цьому шляху. Слід нагадувати та нагадувати нагадування про події, такі як оновлення та завершення, і вони повинні бути повідомлені всім керівникам вищого рівня, які повинні бути в курсі про хід виконання контрактів. Адміністратор і менеджер контрактів повинні бути комунікативними та активними, щоб уникнути пропусків або кінцевих дат, які проходять без дії.
Які функції адміністрування контрактів?
У цій роботі є набагато більше, ніж те, що відповідає очі. Для відмінності в адмініструванні контрактів це означає добре працювати з керівниками та персоналом на всіх рівнях. Бути чудовим комунікатором може означати допомогу у створенні більш ефективних контрактів і задоволення потреб і бажань кожного. З цією метою вони повинні бути гладкими у зв'язку з внутрішніми та зовнішніми зв'язками. Це може вимагати здатності працювати зі сторонами на міжнародному рівні і майже напевно потребуватиме співпраці з правовими групами та групами закупівель.
Переговорні навички адміністратора контракту не будуть спірними. Вони будуть використовувати розум і розуміння, щоб розбити ціноутворення, умови виконання і терміни, будучи монітором залу, який переконує, що всі вони зустрічаються з часом. Вони також будуть впевненими в аналізі ризиків, які зможуть з'ясувати, чи можуть зміни чи зміни змінюватися з інтересами компанії.
Адміністратори контрактів повинні добре розуміти не тільки розв'язання конфліктів, але і їх усунення, перш ніж вони переростуть. Це може означати роботу щодо створення чіткої мови та правил, які можуть бути застосовані до майбутніх контрактів, або навіть поточних, для вирішення або уникнення проблем.
Потрібно звітувати про прогрес керівництву та іншим важливим гравцям, навіть якщо справи йдуть безперешкодно, оскільки на багато інших аспектів бізнесу може вплинути будь-який успіх або ікота у контракті.
Нарешті, вони контролюватимуть грошові потоки, щоб забезпечити виплату та інші договірні платежі, виконані належним чином і за графіком, і що вони отримані відповідними сторонами.
Кар'єра в управлінні контрактами
Адміністрування контрактів є зростаючою галуззю, а Бюро трудової статистики передбачає, що можливості працевлаштування можуть зрости на 10 відсотків між 2016 і 2026 роками, що є більш високим, ніж у більшості професій. Враховуючи, скільки коштує успіх у контракті, це робота, яка вимагає вищої освіти, з мінімальним ступенем бакалавра в поєднанні з великою кількістю досвіду роботи на контрактній основі або магістра в галузі ділового адміністрування з відповідними ступенями з бухгалтерського обліку, економіки та математики. Ступінь права також часто добре підходить для цієї кар'єри.
Широко поширені галузі, які вимагають адміністраторів контрактів. Будівництво є величезною територією для управління контрактами і адміністрації, і заявники можуть отримати вигоду від інженерної або архітектурної освіти на додаток до ступеня бізнесу. Спорт - це великий підрозділ з адміністрування контрактів, причому кожен з постачальників продуктів харчування до гравців повинен мати контракт. Будь-яка виробнича або інжинірингова компанія потребуватиме стійкої руки з контрактами. Навчальні заклади, такі як коледжі та школи, постійно займаються контрактами всіх видів, як і будь-які державні підприємства. Спеціалісти з людських ресурсів регулярно займаються адмініструванням та управлінням контрактами.
Навички Кожен Адміністратор Контракту потребує
У створенні контрактів може бути задіяна команда юристів, але робота адміністратора полягає у підтримці всіх рівнів контрактного процесу. Як наслідок, вони повинні мати виняткову письмову та усну мову. Реальність контрактів полягає в тому, що навіть недоречна кома може різко змінити зміст лінії, що може принести серйозний удар. Це означає, що їх навички читання з читання повинні бути вищою.
Нагляд від адміністратора виграє від ретельної уваги до деталей - вони є людиною, яка, ймовірно, помічає помилки в меню ресторану. Вони також помічають якість роботи і можуть легко виявити невідповідності.
Адміністратор контракту повинен мати як перевірені лідерські навички, так і бути здатним бути надійним гравцем команди. Ці командні здібності та тенденції управління слугуватимуть їм добре, коли прийде час складати звіти, вести переговори між сторонами та відомствами і завершувати нагляд за виконанням контрактів.
Якщо це навички, якими ви володієте, і ви любите ідею складної кар'єри в зростаючому полі, адміністрування контрактів може стати для вас кар'єрою.
Бюро трудової статистики включає адміністраторів контрактів під егідою адміністративних управлінців і стверджує, що середній дохід у цих адміністративних ролях за 2017 рік становив 94 020 доларів.
