Співробітникам усіх рівнів може знадобитись написання меморандумів про оголошення (які часто називаються пам'ятками) як частину своїх робочих місць. Написання ефективних записок позитивно відображається на людині, яка їх написала, оскільки це є ознакою хороших навичок спілкування. Анонси дають позитивні та негативні новини співробітникам організації. Оголошення просування та відкриття робочих місць часто приймаються з хвилюванням, в той час як зміни в політиці та скорочення оголошень можуть викликати занепокоєння та стрес. Створення твердого повідомлення допомагає чітко і позитивно передавати повідомлення.
Визначте ключове повідомлення, яке ви намагаєтеся передати. Візьміть до уваги, чи буде вітатися новина чи ні, і використовуйте цю інформацію, щоб вирішити, як найкраще створити повідомлення. Негативним повідомленням потрібна додаткова інформація про те, чому щось робиться, а позитивні повідомлення можуть зосереджуватися на новинах, не додаючи детальну інформацію про те, чому відбулася подія.
Дізнайтеся, як чотири основні складові пам'ятки. Кращі записки дотримуються прийнятого формату, визнаного в діловому листі. При цьому письменники пам'яток залишаються нейтральними у своїх оголошеннях і не виглядають упередженими. Пам'ятки містять чотири ключові розділи: заголовок, відкриття, тіло та висновок.
Створіть заголовок. Заголовки складаються з чотирьох основних розділів: до, від, дати та теми. Поле «Кому:» містить список одержувачів та їх назви. Поле "From:" включає ім'я та назву особи, з якої робиться записка. Поле «Дата:» найчастіше є датою доставки записки, у порівнянні з датою її складання або створення. Поле "Тема:" повідомляє одержувачам про мету. Ці поля подібні до полів, які зазвичай використовуються в електронних листах, і вони мають виглядати наступним чином:
Кому: З: Дата: Тема:
Напишіть відкриття записки. Перший пункт зосереджується на меті повідомлення. включаючи будь-яку довідкову інформацію, необхідну для того, щоб допомогти одержувачам зрозуміти зроблене оголошення.
Напишіть тіло записки. Орган включає в себе будь-яку детальну інформацію, яку одержувачі повинні знати. Акції можуть включати інформацію про нову роботу та обов'язки працівника, а також коли вони будуть брати на себе нову роль. Зміни політики повинні включати інформацію про те, коли нова політика набуде чинності та як вона вплине на працівників.
Напишіть висновок записки. Хороший висновок говорить співробітникам, що вони повинні робити, щоб підготуватися до змін.
Візьміть деякий час від пам'ятки, а потім поверніться до нього, щоб редагувати його свіжими очима. Добре написані нотатки не містять граматичних помилок і доставляють чіткі повідомлення.
