Написання претензій та корегування повідомлень потребує підготовки та планування, перш ніж ви почнете писати. Напишіть з простої структури, щоб ви були організовані. Вирішіть, що ви хочете зробити читачеві. Наприклад, ви хочете повернути гроші або бажаєте замінити продукт? Лист-претензія - це спосіб вирішення проблем з помилками, які були зроблені, і може знадобитися коригування. Повідомлення про коригування є відповіддю на листи-претензії, зроблені проти вашого підприємства.
Елементи, які вам потрібні
-
Надходження
-
Рахунки
Повідомлення претензії
Напишіть про відповідні факти в першому пункті. Почніть з проблеми. Поясніть саме те, що сталося, і причину того, що ви пишете заяву.
Вкажіть, чому ви вважаєте, що ваш позов повинен бути наданий у другому абзаці. Розкажіть читачеві про специфіку позову та юридичні обов'язки та справедливість. Наприклад, продукт не функціонував так, як пропонувалася реклама.
Запустіть третій абзац за допомогою дії. Запитуйте, що ви очікуєте від читача. Включіть дату, до якої очікується дія. Не загрожуйте, але поясніть, які додаткові кроки можна виконати, якщо ваш запит не буде виконано. Закрийте «З повагою» і свій підпис над друкованим ім'ям.
Повідомлення про коригування
Почніть свій перший абзац із пропозицією затвердження. Спочатку дайте клієнту хороші новини та дотримуйтесь вимог клієнта.
Початок другого абзацу пояснюється помилкою. Поясніть причину проблеми. Не призначайте провину. Зосередьтеся на своїх постійних зусиллях, щоб уникнути помилок і труднощів.
Висловіть свою вдячність за бізнес клієнта в третьому пункті. Вибачтеся, якщо ви відчуваєте, що ви повинні це зробити. Якщо ви не в змозі виконати всі елементи запитаного коригування, поясніть чому і додайте всі необхідні відомості про те, як ви будете відповідати на запит.
Закрийте лист за допомогою пункту "Щиро", надрукуйте та підпишіть своє ім'я.
Перевірте свій лист, щоб переконатися, що тон дружній. Постарайтеся не звучати поблажливо або погано.
Поради
-
Зберігайте копію вашого листа для ваших записів.
Надайте в якості додатків документи, такі як рахунки, рекламні матеріали або квитанції, які можуть створити резервну копію того, що ви пишете.
