Всі організації вимагають хорошого управління записами, починаючи з часу створення записів, поки вони не будуть вилучені з системи. Неіснуючі або погано сплановані системи подачі документів призводять до труднощів у поданні та отриманні записів або до недостатньої ефективності в управлінні потоком інформації. Вони також можуть створювати правові питання через втрату записів або недбале ведення обліку. Добре розроблені системи подачі використовують алфавітні, алфавітно-цифрові або цифрові кодові етикетки, генеруючи ефективне управління документами та виробляючи більш професійно керовані організації.
Чисельні системи подачі пояснюються
Числові системи подачі номерів призначають номери кожному файлу або запису, що містить інформацію. Нумерація може бути зроблена з самого запису (тобто номерів замовлень на придбання), файлів нумерації в порядку генерації записів (від 1 до 1000), використовуючи нумерацію секцій, де файли, пронумеровані під розділами - або категорії - як 100, 200, 300 тощо., належать до певних підзаголовків предметів або використовують десяткові знаки (подібно до десяткової системи Дьюї). Чисельні системи подачі часто містять індекс файлу, який допомагає у пошуку записів.
Організація та ведення замовлення
Числове кодування дозволяє зміщувати цілі секції записів, зберігаючи правильне секвенування. Записи подаються послідовно, справа наліво і зверху вниз. Прямочисельні файли організовані послідовно, по порядку зростання - найнижча до найвищої кількості. Дуплексні цифрові файли мають два або більше наборів цифр, розділених тире, комами або пробілами, і подаються набором відкриття, за якими слідують наступні числа. Хронологічно-числові системи індексують файли за роком, місяцем і днем.Термінально-цифрові системи дозволяють групувати файли на полицях, організовуючи файли за останнім числом (від двох до чотирьох цифр) в якості основного елемента подачі, і записуючи записи послідовно за останнім номером, середнім номером, а потім першим номером. Вимоги до місця на полицях легко визначаються групуванням записів за числовими розділами - 10, 100, 1000 записів на полицю або полицю. Крім того, організація запису додатково доповнюється індексацією файлів.
Точність
Системи подачі великих обсягів - файли, які часто вилучаються та повторно подаються - у поєднанні з кольоровими етикетками, роблять вилучення файлів та повторне скидання швидше, а також усувають плутанину, коли кількість падає послідовно. У системах термінальних цифр, наприклад, кінцеве число кодується одним кольором, середнє число отримує окремий колір, а перше число отримує свій колір. При зміні першого, середнього і останнього номерів змінюється колір. Колір діє як візуальний ключ для збільшення швидкості та ефективності подачі.
Швидкість подачі
Чисельні системи подачі даних у поєднанні з кольоровим кодуванням збільшують швидкість запису та видобування запису - навіть при отриманні файлу означає посилання на індекс, щоб ідентифікувати номер файлу - тому, що службовець файлів має миттєве уявлення про розташування файлів за групою файлів. У випадку злиття організацій, коли окремі організації мають різні системи нумерації, числові коди не потрібно змінювати. Додавання файлів до файлової кімнати відбувається швидше, оскільки файли з меншими номерами (6 цифр) подаються зліва від файлів з більшою кількістю (7 цифр).
Конфіденційність
Чисельні системи подачі даних позитивно визначають конкретні записи, зберігаючи конфіденційність, що особливо важливо в медичних, клієнтських і службових записах, усуваючи будь-які особисті маркери ідентифікації. Чисельні системи подачі даних легко відповідають вимогам HIPAA.
