Як власник малого бізнесу, ви хочете створити продуктивне робоче середовище, яке стимулює творчість та інновації. Крихітний, переповнений простір зі старими меблями та застарілими комп'ютерами може вплинути на моральний стан працівників та загальну продуктивність. Тому важливо створити сучасну офісну систему, яка підтримує вашу команду та мотивацію. Подумайте про це як про інвестицію у ваш бізнес.
Поради
-
Офісна система - це взаємопов'язана мережа ресурсів, яка забезпечує безперешкодне робоче середовище.
Що таке система Office?
Термін офісна система має різні значення для різних людей. Загалом, це стосується різних компонентів і елементів офісу, від комп'ютерів і робочого обладнання до його фізичного розташування і атмосфери. Вона також охоплює спосіб взаємодії співробітників та загальну офісну культуру.
Без цих елементів офіс - це просто кімната або порожній простір. Це люди і обладнання, які перетворюють цей простір у візуально привабливе, продуктивне середовище, яке узгоджується з їхнім баченням і цілями. Фактично, деякі джерела стверджують, що продуктивність дорівнює На 20 відсотків вище в компаніях з добре продуманими офісними приміщеннями _._ Співробітники повинні відчувати себе в безпеці і комфорті на робочому місці і мати доступ до якісного обладнання, щоб вони могли досягти максимальної продуктивності.
Фізичний робочий простір безпосередньо впливає на продуктивність і задоволеність вашою командою. Доброзичливість працівників і продуктивність на робочому місці тісно пов'язані. Щасливі співробітники будуть почувати себе більш мотивованими і працюватимуть, щоб допомогти організації зростати і досягти своїх цілей. Це призведе до більш щасливих клієнтів та високої якості послуг.
Покращення інформаційного потоку
Функціональна офісна система гарантує, що ваші співробітники матимуть доступ до знань, які вони потребують, коли вони це потребують. Тому дуже важливо, щоб ви надавали їм сучасні комп'ютерні системи, програмне забезпечення та обладнання, що допомагає полегшити потік інформації. Розгляньте можливість інвестування в інструменти колективної роботи, такі як Slack і Asana, системи VoIP, офісне програмне забезпечення, ethernet і програмне забезпечення для управління проектами.
Завдяки цим ресурсам ваша команда матиме доступ до даних у реальному часі та може спілкуватися більш ефективно. Працівники, які подорожують або працюють віддалено, зможуть обмінюватися файлами в дорозі, спілкуватися зі своїми колегами через Інтернет і швидко обмінюватися інформацією. Деякі інструменти, такі як програмне забезпечення для управління проектами, можуть спрощувати трудомісткі завдання, покращувати співпрацю та генерувати звіти з цінними даними про проекти, на яких ви працюєте.
Розгляньте питання найму менеджера Office
Як власник бізнесу, ви не можете мати час або знання, необхідні для забезпечення належного функціонування офісної системи. Ви б хотіли зосередитися на основних аспектах вашого бізнесу, таких як придбання нових клієнтів або розширення операцій. У цьому випадку розглянемо наймання офісного менеджера. Він переконається, що ваш офіс працює безперебійно, організовує його макет, планує зустрічі і визначає, яке програмне забезпечення та інше обладнання потрібне вашій команді.
Функції офісного менеджера залежать від галузі та типу бізнесу. Наприклад, той, хто працює в юридичній конторі, буде мати різні обов'язки, ніж той, який працює в творчому агентстві або дослідницькій компанії. Загалом, керівники офісів відповідають за:
- Завершення адміністративних завдань
- Нагляд за працівниками
- Організація заходів, зустрічей та конференцій
- Придбання програмного забезпечення для бізнесу, канцелярського приладдя та обладнання
- Управління бюджетом офісу
- Забезпечення дотримання працівниками політики безпеки та гігієни праці
- Підготовка звітів
- Аналіз споживання енергії
- Зберігання запасів на складі
- Підтримання офісного стану
- Визначення неефективності та сфер покращення
- Вирішення конфліктів і завдання завдань
Крім того, ці фахівці можуть пояснити вашу команду офісними технологіями та методами управління, забезпечити навчання та виконувати загальні IT-завдання. Деякі з них навіть можуть обробляти заробітну плату та облік. Їх основна роль полягає в забезпеченні безперебійного функціонування вашого офісу.
Створіть позитивну офісну культуру
Крім інвестування в якісне обладнання та дотримання практики охорони здоров'я та безпеки, важливо створити позитивну офісну культуру. Ваші співробітники є вашими найціннішими активами, тому вам необхідно забезпечити робоче середовище, в якому вони люблять проводити час. Культура компанії є ключовим компонентом ефективної офісної системи.
Зосередьтеся на створенні атмосфери, де люди відчувають себе зайнятими та мотивованими. Витратьте час, щоб послухати те, що вони мають сказати, і регулярно просити про свій відгук. Вони можуть придумати нові ідеї та пропозиції щодо зменшення експлуатаційних витрат, залучення більшої кількості клієнтів або покращення роботи. Заохочуйте їх висловлювати свою думку і розповідати вам, що їм потрібно працювати більш ефективно.
Прості речі, такі як безкоштовна кава, перехід до ергономічних столів і спільне святкування невеликих досягнень, можуть значно покращити задоволеність працівників і продуктивність праці. Насправді, організації з залученими співробітниками повідомляють про дивовижні показники на 202% ніж без них. Добре продумана офісна система може бути саме тим, що потрібно для розвитку вашого бізнесу та отримання конкурентних переваг.
