У всьому світі компанії використовують електронну пошту для спілкування, передачі даних і співпраці. Електронна пошта є ефективним інструментом для підвищення продуктивності бізнесу та підвищення надійності даних. Проте, простота використання електронної пошти та зниження формальності можуть створювати непрофесійні комунікації та перевантаження даних. Використання електронної пошти для бізнесу також має недолік відкриття комп'ютерної мережі для потенційних вірусів і шкідливих програм, надісланих через вкладення електронної пошти.
Зниження рівня управління
Співробітники всіх рівнів бізнесу можуть надсилати електронні листи будь-кому в бізнесі. Ця простота надсилання повідомлень обходить встановлену командну ланцюг і порушує стандартні процеси перегляду питань, пов'язаних з людськими ресурсами. Ця неформальна ситуація може також призвести до порушення роботи керівників, які мають зосередитися на можливостях високого рівня, а не на щоденних кадрових питаннях.
Точність
Простота надсилання електронних листів може знизити точність інформації. Як більш неформальне середовище, відправники зазвичай швидко реагують на повідомлення і не переглядають інформацію. Співробітники можуть також відчувати тиск на швидке реагування на запити, не враховуючи точність. Коли повідомлення надсилаються з неточною інформацією, може бути важко виправити помилку через швидке розповсюдження електронної пошти іншим особам.
Конкурс
Електронна пошта може збільшити конкуренцію бізнесу. Клієнти можуть передати котирування продажів конкурентам, які вимагають зниження цін. Якщо вони отримують нижчу ціну, вони можуть піти з конкурентом або повернутися з проханням про ще нижчу ціну. Електронна пошта також полегшує роботу ваших клієнтів з офшорними компаніями, які надають послуги за нижчими цінами через зниження заробітної плати та нижчу вартість життя в країнах, що розвиваються.
Професіоналізм
Електронна пошта може призвести до зниження рівня професіоналізму. Співробітники, як правило, використовують менш формальний підхід до комунікацій при використанні електронних листів, які можуть виявитися непрофесійними для поточних і потенційних клієнтів. Творче форматування через текстові та кольорові зміни можуть виглядати неповнолітніми та не сумісними з профілем вашої компанії.
Збільшення зайнятості
Електронна пошта може збільшити потребу в працівниках. Додаткові співробітники служби обслуговування клієнтів можуть знадобитися для відповіді на електронні листи користувачів, і може знадобитися більше виконавчих помічників, щоб допомогти сортувати та відповідати на повідомлення електронної пошти для зайнятих керівників.
Перевантаження інформації
Електронна пошта може легко створювати перевантаження інформації в одержувачів. Простота копіювання повідомлень по всій організації може перевантажити працівників небажаною або непотрібною інформацією для перегляду. Інформаційне перевантаження знижує продуктивність.
Безпека
Безпеку даних важко підтримувати, оскільки конфіденційну інформацію можна легко надіслати електронною поштою. Віруси, надіслані через вкладення електронної пошти, що викликають пошкодження комп'ютерної системи та втрату даних, можуть скомпрометувати комп'ютерні мережі.
