Більшість тих, хто працює отримує бомбардували щодня безмежні повідомлення. Багато з цих повідомлень швидко скануються та видаляються, якщо вони взагалі відкриваються. Коли ви відправляєте електронну пошту компанії колезі, працівнику або клієнту, ви не хочете, щоб це закінчилося в купі відкидання. Ознайомлення з бізнес-форматом електронної пошти може вплинути на те, щоб прочитати електронну пошту та скинути її у віртуальну корзину.
Що таке формат електронної пошти для бізнесу?
Формат електронної пошти для бізнесу є гарною практикою для надсилання будь-якого типу листування від імені вашої компанії. Вона надає формальну структуру, яка допомагає передати ваше повідомлення та отримати відповідь.
Елементи бізнес-адреси електронної пошти включають:
- Детальна лінія теми. Використовуйте тему, яка закликає читача відкрити вашу електронну пошту. Чим більш конкретні ви, тим краще. Додайте кілька слів про те, про що йде мова електронної пошти - Зустріч на наступному тижні для обговорення пропозиції - а не розпливчасте слово Здрастуйте. Особливість допомагає запобігти потраплянню вашої електронної пошти в фільтр спаму, ніколи не потрапляючи до одержувача.
- Професійне привітання. Як ви вітаєте людину, залежить від ваших попередніх відносин, якщо у вас є. Якщо ви звертаєтеся до когось нового або на більш високій посаді, доречно використовувати більш формальне привітання Шановний пан Джонс. Якщо ви раніше працювали з цією людиною та мали більш випадкові відносини, можна використовувати ім'я цієї особи, наприклад Привіт, Кім. Переконайтеся, що ім'я людини написане правильно, а адреса електронної пошти правильна.
- Короткий повідомлення. Корпоративна електронна пошта повинна бути безпосередньою та доречною. Людина, яка її читає, не завжди має багато часу, тому не робіть це занадто довго і детально. Використовуйте короткі речення та абзаци та вказуйте лише відповідну інформацію. Наприклад, речення два про те, чому ви хотіли б зустрітися, і запропонований час. Це також полегшує користувачам можливість читати повідомлення на своїх телефонах, де вони можуть відкривати електронні листи. Не забудьте скористатися базовим форматом електронної пошти, навіть якщо ви хочете скористатися великою кількістю кольорів або смайликів.
- Підпис. Під час надсилання електронної пошти підприємства завжди варто закрити підпис електронною поштою. Вкажіть своє ім'я, посаду, компанію та контактну інформацію. Він також може включати посилання на ваші соціальні медіа або веб-сайт, що робить його зручним для одержувача. Тільки не включайте стільки інформації, що вона виглядає заплутаною. Ваш підпис може бути попередньо запрограмований у налаштуваннях електронної пошти, тому він автоматично включається до будь-яких електронних листів, які ви надсилаєте.
Чому потрібно знати формат електронної пошти для бізнесу
Бізнес-пошта по суті, як і будь-який інший діловий лист, але надіслана в електронному вигляді. І, як і будь-який діловий лист, переконайтеся, що ви використовуєте правильний формат, щоб ви опинилися настільки професійним, наскільки це можливо. Ви не хочете надсилати повідомлення, яке є надто випадковим або безликим, особливо для важливих питань, пов'язаних з бізнесом.
Формат бізнес-адреси електронної пошти забезпечує легку структуру, яка може бути адаптована до будь-якої ділової електронної пошти. Він призначений для того, щоб повідомляти одержувачам саме те, про що йде мова, і заохочувати їх відкривати електронну пошту та читати її. Формат електронної пошти для бізнесу також дозволяє вам бути формальним або випадковим, залежно від одержувача. Завжди залишайтеся професійними та дружніми у своїй електронній пошті. Пишіть таким чином, щоб заохочувати одержувача прочитати ваше повідомлення та відповісти на ваш запит.
Ви представляєте свій бізнес з кожною електронною поштою. Вивчення бізнес-формату електронної пошти може допомогти вам справити гарне враження як на тих, з ким ви працюєте, так і на тих, з якими ви хочете працювати.
Приклад формату електронної пошти для бізнесу
Точний спосіб форматування електронної пошти для бізнесу залежить від вашої особистості, того, про що йде мова, і від кого ви її відправляєте. Дотримуйтесь цього основного формату електронної пошти для бізнесу:
Тема: Огляд літнього маркетингового плану
Привіт, Сем,
Додається літній маркетинговий план, який я склав разом. Я був би вдячний, якщо ви можете переглянути його та повідомити, якщо у вас є пропозиції.
Чи будете ви встигнути зі мною наступного вівторка або середу?
Дякую,
Дженні
назва, назва компанії та контактна інформація
Як завжди, обов'язково перегляньте орфографію та граматику, перш ніж натиснути кнопку "Надіслати".
