Будь-хто може оцінити вигляд зайнятого, високопоставленого виконавця, що сидить за великим столом без стільки паперу - не кажучи вже про пляшку пилу - в полі зору. Зовнішній вигляд вірний реальності, бо цей виконавчий, напевно, так само зайнятий, як і ви, але він знайшов спосіб організувати своє робоче навантаження в офісі. Ви можете теж, поки ви розробляєте систему, яка працює для вас. Це може означати використання деяких «перевірених» методів при звільненні інших.Як і вищий виконавчий орган, пам'ятайте, що ви відповідальні за те, що ви повинні контролювати своє робоче навантаження перед тим, як він захопить контроль над вами.
Створити систему подачі - електронну та паперову - щоб ви могли негайно звільнитися від інформації після того, як ви закінчите перегляд її. Багато бізнес-професіоналів є «майстрами штабелерів», що означає, що вони, як правило, накопичують пачки паперу, які зрештою переповнюють їх. Зробіть зобов'язання працювати над проектом, а потім, коли ви зробите, негайно відправте його. Для паперових файлів встановіть файлову систему з кольоровим кодом, кожен з яких позначатиме вам важливе повідомлення. Наприклад, реалізувати триколірну ієрархічну систему, в якій зелений означає «високий пріоритет», жовтий означає «помірний пріоритет», а червоний означає «низький пріоритет». Або, щоб зменшити кількість файлів на робочому столі, використовуйте двоколірну систему. Дотримуйтесь тієї ж логіки, щоб створити комп'ютерну систему подачі.
Створіть щоденний список справ і тримайте його разом з вами, щоб тримати вас зосередженим і на ходу. Перетинайте завдання під час їх виконання. Аналогічно, завжди тримайте з собою календар, посилаючись на два при необхідності. Перегляньте свій список справ в кінці кожного дня і початок кожного нового дня, щоб закріпити свої щоденні зобов'язання.
Встановіть часові межі та терміни виконання кожної з цих завдань, будучи оптимістичними, але й реалістичними. Будьте особливо пильні про час, який ви виділяєте на читання та відповідь на повідомлення електронної пошти, оскільки це надзвичайно легко втягнутись у трудомісткий "вихор електронної пошти". Позначити повідомлення електронної пошти "високим пріоритетом". потім вирішуйте, чи не будете відповідати відповідно.
Почніть телефонні дзвінки і зустрічі з оцінкою їх тривалості - а потім спостерігайте за годинником і дотримуйтесь плану. Люди будуть поважати вашу дисципліну, якщо ви скажете щось на кшталт: "Оскільки я знаю, що всі ми зайняті, давайте спробуємо зробити все, щоб цей телефонний дзвінок або зустріч тривали до 30 хвилин".
Встановіть межі для колег, які можуть спробувати зайняти вас у тривалий обід або тривалу розмову про їхню жахливу дату напередодні. Хоча деяка соціальна взаємодія є важливою для побудови відносин між співробітниками, будьте обережними, щоб вона не виходила з-під контролю і кидала кривий м'яч у ваш добре структурований робочий день.
Перегляньте багатозадачність. Ви можете думати, що розмовляючи по телефону, пишучи електронну пошту і переглядаючи маркетингову пропозицію, ви стаєте супер-працівником, але насправді, ви можете поширювати вашу увагу і замість цього є контрпродуктивними. Якщо потрібно, змусьте себе зосередити свою увагу на одному завданні одночасно і порівняти результати з багатозадачним режимом організації робочого навантаження.
Оцініть поточне навантаження перед тим, як погодитися взяти на себе нові обов'язки. Хоча багато працівників припускають, що вони повинні активізувати та ніколи не говорити "не" на такі запити, ретельно розглядайте, чи є у вас час для виконання завдань, і якщо вони можуть бути виконані відповідно до ваших високих стандартів.
Проконсультуйтеся зі своїм керівником, щоб переконатися, що ви на правильному шляху зі своїм планом організації робочого навантаження в офісі. Перегляньте свій "план дій" і попросіть отримати зворотній зв'язок.
