Акуратні стільниці та упорядковані ящики стола тільки подряпають поверхню того, що означає хороша організація. Замість цього, організовуючи своїх працівників, це часто означає, що ви будете ходити за лаштунки і вирішувати питання організації офісу зсередини. Це також може означати включення трохи творчого мислення, а також традиційних і очевидних заходів у ваш підхід до організації праці працівників.
Зупинити багатозадачність
Хоча може здатися, що багатозадачність - це хороший спосіб отримати більше роботи, працюючи над декількома завданнями одночасно, як знижує продуктивність, так і перешкоджає вашим спробам організувати працівників. За даними Американської асоціації менеджменту, чисте зниження продуктивності може досягати 75 відсотків. Встановіть чітке правило, яке вимагатиме від ваших співробітників розставляти пріоритети діяльності та завдань і працювати над завданням або діяльністю з найвищим пріоритетом. Це не тільки покращує продуктивність і знижує стрес, а й призводить до більш організованого робочого процесу.
Налаштування сховища інформації
Визначте та налаштуйте центральне місце, таке як платформа веб-додатків або спільний мережевий диск, для зберігання форм, шаблонів документів, копій політик компанії та будь-якої іншої інформації, яку співробітники часто використовують або отримують доступ. Наявність одного місця для зберігання загальнодоступної інформації полегшує доступ і допомагає всім організувати. Таким же чином, центральний, спільний календар компанії або відділу інформує всіх про те, що відбувається, і допомагає співробітникам у створенні щоденних і щотижневих планів.
Зустрічі та комунікації
Встановіть чіткі очікування, делегуйте завдання і заздалегідь повідомте про зміни, коли це можливо. Дозволяє співробітникам знати, чого ви очікуєте і що ви хочете, щоб вони працювали, дозволяє заздалегідь планувати і краще організувати. Проводити щотижневі або щомісячні індивідуальні та групові зустрічі, щоб оцінити прогрес у досягненні поставлених цілей.Звертайтеся до гарної організації безпосередньо на семінарах, виступаючих спікерах та працюючи зі співробітниками, які борються за вдосконалення організаційних навичок. Заохочуйте до запису під час зустрічей, щоб зменшити ймовірність того, що забудькуватость вплине на хорошу організацію.
Дозволити час для планування
Вимагати від працівників виділити 15 хвилин для планування в кінці кожного дня. Додайте додаткові 15 хвилин кожну п'ятницю вдень для перегляду графіку наступного тижня та підготовки до наступного тижня. Допомагаючи співробітникам вдосконалювати свої навички планування, також покращує організацію, дозволяючи їм заздалегідь готувати матеріали або інформацію. Попереднє планування може також допомогти співробітникам побачити, де вони можуть намагатися вкластись у робочий день, що вказує на необхідність переорієнтувати щоденні цілі або звернутися за допомогою.